Jak właściwie przechowywać dokumenty firmowe?

Przechowywanie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą muszą przede wszystkim wiedzieć, jak długo i w jaki sposób właściwie przechowywać dokumentację firmy. Które papiery należy skrupulatnie odkładać, a które można bez obaw wyrzucić? Gdzie znaleźć miejsce na ogromną liczbę kartonów z ważnymi dokumentami? Jeżeli zadajesz sobie te pytania, znalazłeś się we właściwym miejscu! Dowiedz się, jak przechowywać dokumentację firmy!

Księgi podatkowe

Wszelkie dokumenty księgowe wszyscy podatnicy są zobligowani przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku prowadzących firmy mowa tutaj o dokumentach takich jak księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów. Należy także przechowywać inne dokumenty związane z księgowością, do których zaliczają się między innymi: rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, noty księgowe, faktury korygujące, ewidencję wyposażenia, środków trwałych, przebiegu pojazdu oraz dokumenty inwentaryzacyjne.

Dokumenty kadrowe

Wszelką posiadaną dokumentację związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników należy przechowywać w warunkach niegrożących zniszczeniem bądź uszkodzeniem. Przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać tego typu dokumenty przez okres 50 lat od dnia, w którym dana osoba zakończyła pracę dla jego firmy.

Miejsce na dokumenty

Po kilku latach działalności firmy, gdy dokumentów nieustannie przybywa, możemy mieć problem z ich przechowywaniem. Co zrobić, jeżeli w siedzibie naszego przedsiębiorstwa nie mamy dostatecznie dużo miejsca, aby przetrzymywać dokumenty w należyty sposób? Wówczas warto skorzystać z pomocy specjalistycznej firmy, która zajmuję się archiwizacją dokumentów jak Archiwum Depozytowe w Lublinie lub Radzyniu Podlaskim. Dzięki temu zyskasz cenną przestrzeń do pracy i będziesz mógł spać spokojnie, wiedząc, że istotna dokumentacja firmy znajduje się w rękach profesjonalistów i jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi normami. Uwalniając się od papierów, będziesz miał szansę skupić się na rozwoju swojej działalności. 

Bezpieczne przechowywanie dokumentów to doskonałe rozwiązanie zarówno dla dużych, średnich, jak i małych firm. Warto postawić na archiwum depozytowe, które zapewnia kompleksową obsługę – odpowiednie zabezpieczenie dokumentów, przechowywanie oraz szybki i wygodny dostęp do materiałów, które są Ci potrzebne.