Jak należy prowadzić księgę rachunkową w działalności gospodarczej?
Dobrze i rzetelnie prowadzona księgowość w firmie pozwala uniknąć przykrych konsekwencji ze strony między innymi Urzędu Skarbowego. Jednym z jej elementów w przypadku niektórych podmiotów gospodarczych jest księga rachunkowa, obrazująca wszystkie operacje finansowe przedsiębiorstwa. Takie narzędzie składa się z kilku części, a jej otwarcie oraz zamknięcie musi nastąpić w określonych ramach czasowych.
Do czego służy księga rachunkowa?
Takie narzędzie spotykane jest również w księgowości pod nazwą ksiąg handlowych. Tym mianem określa się zestawienie, które przedstawia w sposób chronologiczny zapisy księgowe mówiące o obrotach, saldach, pasywach oraz aktywach w firmie. Tego rodzaju spis składa się z kilku części. Jedną z nich jest dziennik, czyli uporządkowany czasowo oraz numerycznie zbiór wszystkich operacji gospodarczych, a w tym między innymi ich rodzaj, kwotę, dane osoby księgującej. Wpisy powinny być oznaczone w taki sposób, aby bez problemu można je było powiązać z dowodami księgowymi.
Kolejne elementy to księga główna oraz pomocnicza, z czego w pierwszej zapisuje się obciążenia i uznania kont syntetycznych, a w drugiej uszczegóławia konkretne transakcje. Służą do rejestracji na przykład rozrachunków z kontrahentami, środków trwałych oraz operacji gotówkowych. W części zestawienia obrotów i sald umieszcza się raport na koniec okresu sprawozdawczego. Takie działanie ma na celu weryfikację zgodności pomiędzy zapisami z dziennika i księgi głównej. Ostatni element księgi handlowej stanowi inwentarz, tj. wykaz aktywów, a także pasywów – spis całego majątku firmy, poprzedzony przeprowadzoną inwentaryzacją. Jest to jednak konieczne jedynie w przypadku działalności, które wcześniej korzystały z księgowości uproszczonej.
Na czym polega otwarcie i zamknięcie księgi?
Warto zaznaczyć, że do prowadzenia tego rodzaju ewidencji są zobowiązane wyłącznie spółki handlowe, osobowe (o ile przychód ze sprzedaży w minionym roku obrotowym nie był wyższy niż 2 miliony euro), banki, przedstawicielstwa firm zagranicznych oraz jednostki samorządowe. W pozostałych przypadkach pełna księgowość jest jedynie dobrowolną formą. Brak rzetelnie prowadzonych ksiąg handlowych skutkuje nałożeniem grzywny lub kary pozbawienia wolności wraz z grzywną, ponieważ taka sytuacja jest traktowana jako wykroczenie bądź przestępstwo skarbowe.
Wymienione podmioty powinny otworzyć księgi rachunkowe, co mogą zrobić na przykład z pomocą biura rachunkowego Jacka Zembatego, maksymalnie 15 dni od chwili: rozpoczęcia biznesu, znalezienia się wśród wymienionych powyżej przypadków, rozpoczęcia postępowania upadłościowego lub pierwszego dnia kolejnego roku obrotowego. Z kolei ich zamknięcie musi nastąpić najpóźniej w ciągu trzech miesięcy liczonych od zakończenia prowadzenia przedsiębiorstwa, dnia zakończenia roku obrotowego lub zmiany formy prawnej.
