Ewidencja podatku VAT – kto musi ją prowadzić?
Wysokość należnego podatku od towarów i usług oblicza się na podstawie prowadzonej ewidencji VAT. Rzetelne i prawidłowe ewidencjonowanie jest zatem bardzo ważne dla uniknięcia nieprawidłowości. Te prowadzić mogą do zaległości podatkowych względem US czy też do różnych problemów organizacyjnych w firmie. Ewidencję VAT warto zlecać zatem biurom księgowym. Kogo jednak dotyczy obowiązkowe rejestrowanie VAT i jak wygląda ta ewidencja?
Czynni podatnicy VAT
Czynnymi podatnikami VAT uznaje się tych podatników, którzy zobligowani są do odprowadzania podatku należnego z tytułu dokonanej sprzedaży. Posiadają oni przy tym prawo od odliczenia podatku naliczonego. Stanowi o tym m.in. treść art. 109 ust. 3 ustawy VAT.
Kiedy jednak zaczyna działać tzw. ogólna zasada obowiązku podatkowego VAT? Odnosi się ona przede wszystkim do tych usług, które zostały przyjęte chociażby częściowo. Nie musi zatem ona być zrealizowana w całości. Usługi są bowiem świadczone z ustaleniem różnych terminów płatności i rozliczeń. Nie pozwala to jednak na uzyskanie prawa do zwolnienia z podatku VAT. Ustawa mówi, że płatnikiem VAT jest każdy podmiot, który świadczy odpłatną dostawę towarów i odpłatnie świadczy usługi na terytorium kraju. Oczywiście istnieje wiele różnych wyjątków. Zaliczyć do nich można następujące sytuacje:
- skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego – przysługującego przedsiębiorcom, którzy osiągnęli w ciągu roku obroty poniżej 200 tys. zł ze sprzedaży,
- skorzystanie ze zwolnienia przedmiotowego – związanego z rodzajem prowadzonej działalności (np. zwolnienie obejmuje rolników),
- skorzystanie z optymalizacji podatkowej w ramach kwartalnego rozliczania VAT-u z fiskusem,
- skorzystanie z dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia z VAT-u – niekiedy jest to dla przedsiębiorcy/rolnika bardziej opłacalne.
Co zawiera ewidencja podatku VAT?
Czynni podatnicy VAT muszą prowadzić ewidencję VAT-u w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Ewidencja musi zatem zawierać informacje o wszystkich czynnościach sprzedaży i zakupu, które podlegają opodatkowaniu. Istotne jest uwzględnienie też danych dotyczących podatku naliczonego, który podlega odliczeniu. Co jeszcze musi znaleźć się w pełnej ewidencji VAT? Księgowi muszą zawrzeć:
- dane określające przedmiot i podstawę opodatkowania,
- informację o wysokości kwoty podatku należnego,
- informację o korektach podatku należnego,
- informację o wysokości i korektach kwot podatku naliczonego,
- informację o kwocie podatku, który musi być wpłacony do US,
- dane, które pozwalają na identyfikację transakcji – np. numer kontrahenta (NIP).
W przypadku podatników zwolnionych z podatku VAT ze względu na limit sprzedaży (zwolnienie podmiotowe), istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji uproszczonej – rejestr sprzedaży polega na uwzględnianiu zbycia towarów i świadczenia usług za każdy dzień. Taka ewidencja nie ma określonego wzoru i nie musi być – tak jak ewidencja dla czynnych płatników – sporządzana w wersji cyfrowej. Wystarczy tworzyć tabelę z:
- liczbą porządkową,
- datą sprzedaży,
- wartością sprzedaży,
- wartością sprzedaży narastająco.
Pomoc biura księgowego przy podatku VAT
Ewidencjonowanie VAT-u nie jest łatwe. Istotne jest wykorzystywanie do tego dobrych programów księgowych, które mogą zbierać informacje np. z systemu ERP i CRM. Prowadzenie ewidencji VAT warto zatem zlecać profesjonalistom. Polecane jest Biuro Księgowe Katarzyny Szmidt.
Dlaczego warto skorzystać z outsourcingowych usług? Prowadzenie VAT to zadanie, które należy wykonywać rzetelnie, bezbłędnie i nieprzerwanie. Istotna jest systematyczność oraz stałe monitorowanie przepisów prawa. Nowelizacji ustaw, które tyczą się danych usług lub towarów, jest w ciągu roku wiele. Księgowi muszą się do nich stosować, by nie dopuścić do zaległości podatkowych względem US.
