Ewidencja płacowa pracowników
Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia oraz akt osobowych swoich pracowników. To jaki jest zakres dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i sposobu prowadzenia akt pracownika. Czynności te warto zlecić specjalistom.
Jak powinna wyglądać lista płac?
Warto wiedzieć, że przepisy prawa pracy nie mówią wyraźnie o tym jak powinna wyglądać lista płac. Jednak jej układ wynika z realizacji obowiązków rozliczeniowych wobec ZUS i urzędów skarbowych. Co za tym idzie powinna zawierać takie elementy jak: nazwę pracodawcy, numery stron, nazwę lub oznaczenie lisy płac, miesiąc, datę sporządzenia, podpis osoby sporządzającej listę oraz podpis pracownika potwierdzający otrzymanie wynagrodzenia, ale tylko w przypadku, jeśli nie jest ono przelewane na konto. Dla prawidłowego sporządzenia listy płac niezbędne jest ustalenie wynagrodzenia brutto. Składają się na nie płaca zasadnicza, premie, dodatki. Kolejnym krokiem jest ustalenie wymiaru składek przekazywanych z tytułu ubezpieczenia społecznego. W ostatnim etapie należy ustalić wysokość przychodu ogółem. Nie wolno zapominać też o ustaleniu wysokości kosztów przychodów, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wynagrodzenia netto do wypłaty. Osoba, która zajmuje się obsługą płacową powinna przewidzieć na liście płac rubrykę na potrącenia z wynagrodzeń pracownika.
Karta wypłacanego wynagrodzenia
Pracodawca ma obowiązek prowadzić imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia dla każdego pracownika. Powinny się znaleźć na niej też informacje na temat innych świadczeń związanych z pracą. Taka karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji wszystkich uprawnień pracowniczych. Pracownik z kolei ma możliwość weryfikacji, czy przysługujące mu świadczenia zostały przez pracodawcę wypłacone. Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w przedsiębiorstwie. To właśnie tutaj powinny znajdować się wszystkie informacje odnośnie ewidencji czasu pracy ora wynagrodzeń. Pozwalają one na uporządkowanie płac w firmie. Informacje zebrane na kartach służą do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych. Co więcej mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.
