Czym są karty wynagrodzeń pracowników?

Prowadzenie karty wynagrodzeń pracownika to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników na pełen etat oraz w niepełnym wymiarze godzin. Dlaczego prowadzenie kartoteki wynagrodzeń jest takie ważne i jakie informacje zawiera tego typu karta? W jaki sposób je wypełniać? Czy warto zdecydować się na pomoc doświadczonego księgowego? O tym w dzisiejszym artykule!

Po co prowadzi się kartoteki wynagrodzeń?

Karta wynagrodzeń to dokument, który zawiera zestawienie nie tylko rocznych wynagrodzeń, ale również wszelkie składki oraz podatki, które były odprowadzane. Karta dzielona jest na miesiące, dzięki czemu można łatwo usystematyzować wysokość wypłat w danym miesiącu oraz wysokość uiszczanych składek. Karty są prowadzone indywidualnie dla każdego pracownika. Dawniej karty wynagrodzeń pracowników były prowadzone w formie papierowej, zwykle na podstawie gotowego szablonu w formie tabeli. Obecnie częściej stosuje się elektroniczne prowadzenie kart, na przykład przy pomocy programu Excel lub specjalistycznego oprogramowania do prowadzenia księgowości.

Jak je wypełniać?

W przypadku, gdy pracownik nie ma systemu premiowego lub innych dodatkowych profitów  – prowadzenie karty jest łatwe, gdyż zarówno kwota, jak i składki są stałe. Nieco bardziej skomplikowane staje się prowadzenie kart wynagrodzeń wtedy, gdy pracownik każdego miesiąca zarabia inną kwotę. Tym samym zmianie mogą ulegać również składki. Prowadzenie kartoteki wynagrodzeń najlepiej powierzyć specjalistom (np. z biura rachunkowego Barocco). Dzięki temu nie musisz obawiać się pomyłek, a karty będą nie tylko wypełnione skrupulatnie i terminowo, ale również będą przechowywane w bezpiecznym miejscu.

Jakie informacje zawiera karta wynagrodzeń?

Prawidłowo sporządzona karta wynagrodzeń pracownika, powinna zawierać następujące informacje:

• dane pracownika (imię, nazwisko),
• identyfikator podatkowy (NIP) lub PESEL,
• datę przekazania wypłaty pracownikowi oraz zaliczki na konto urzędu skarbowego,
• sumę przychodów brutto osiągniętych w danym miesiącu,
• dochód roczny,
• składki na ubezpieczenie,
• składniki wynagrodzenia (podstawa, potrącenia, podatki, kwota netto itd.).

Karta wynagrodzeń jest doskonałym źródłem wiedzy nie tylko dla pracodawcy i urzędników, ale również dla samego pracownika. Może mieć wgląd w to, jaki dochód uzyskał w trakcie minionego roku oraz o co została powiększona lub pomniejszona podstawowa płaca. Jeśli jesteś pracodawcą, pamiętaj, że prowadzenie kartoteki wynagrodzeń jest twoim obowiązkiem!