Czym jest ewidencja środków trwałych?
Spis wszystkich materialnych elementów majątku firmy zwany jest ewidencją środków trwałych. Dokument ten należy prowadzić po to, by móc amortyzować koszty prowadzenia działalności. Czym jednak są środki trwałe, kto musi prowadzić wspomnianą ewidencję i z czego się ona składa? Na te pytania odpowiedzi można znaleźć w kolejnych częściach artykułu.
O środkach trwałych słów kilka
Środki trwałe według ustawy o PIT to składniki rzeczowe w działalności gospodarczej, które zalicza się do jej aktywów. By określone składniki mogły zostać zakwalifikowane do środków trwałych, muszą jednak spełniać kilka zasad:
- Środkiem trwałym jest aktyw będący własnością lub współwłasnością firmy.
- Środkiem trwałym jest aktyw nabyty lub wytworzony we własnym zakresie.
- Środkiem trwałym jest aktyw kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania.
- Środkiem trwałym jest wartość materialna wykorzystywana przez firmę przez okres minimum jednego roku.
Do przykładów ŚT można zatem zaliczyć grunty, budynki, lokale użytkowe, pojazdy, wyposażenie biurowe, urządzenia techniczne, maszyny przemysłowe, infrastrukturę inżynieryjną, narzędzia i przyrządy czy aparaturę medyczną. Środkiem trwałym jest też inwentarz żywy. Dokładny spis znaleźć można w Klasyfikacji Środków Trwałych.
Do czego służy ewidencja środków trwałych?
Z punktu widzenia podatnika prowadzenie ewidencji środków trwałych ważne jest po to, by móc zaliczyć amortyzację jako koszty uzyskania przychodów firmy. Narzędzie to jest zatem podstawą do wykonywania legalnej optymalizacji podatkowej, która jest niebywale opłacalna zarówno dla małych, jak i dużych firm.
Warto też wiedzieć, że ewidencja środków trwałych rozszerzona jest o wartości niematerialne i prawne. W spisie ujmuje się jednak tylko te z nich, które przekraczają kwotę 10 tysięcy złotych netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (podatnicy zwolnieni z VAT).
Elementy ewidencji środków trwałych
Ewidencja środków trwałych może być prowadzona w programie komputerowym lub na papierze. Spis ten składa się z kilku kolumn, które należy wypełniać w porządku chronologicznym. Informacjami, które bezsprzecznie muszą znaleźć się w ewidencji ŚT, są zatem:
1) liczba porządkowa zapisu; 2) data nabycia środka trwałego; 3) data przyjęcia ŚT do używania; 4) dowód stwierdzający nabycie; 5) symbol środka trwałego według klasyfikacji; 6) wartość początkowa ŚT; 7) stawka amortyzacyjna; 8) kwota odpisu amortyzacyjnego; 9) zaktualizowana wartość początkowa; 10) zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych; 11) wartość ulepszenia zwiększająca wartość początkową; 12) data likwidacji lub zbycia ŚT; 13) przyczyna likwidacji lub zbycia.
Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych
Ewidencja środków trwałych ważna jest praktycznie w każdej firmie. Należy ją zatem zakładać i prowadzić – zlecić można to zadanie Kancelarii Księgowo-Podatkowej ABACUS – w przypadku rozliczania się w księgach rachunkowych, księgach przychodów i rozchodów, a nawet w ramach ryczałtu.
Ordynacja podatkowa narzuca zatem obligatoryjny obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych na podatników będących osobami fizycznymi, a także na przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. Dokładne regulacje w tym zakresie znajdziemy w artykule 22n ust. 2 ustawy o PIT.
