Czy warto powierzyć księgowym prowadzenie akt osobowych pracownika?
Zatrudnienie pracowników niesie za sobą wiele obowiązków dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim w ramach dokumentacji kadrowej musi on zająć się prowadzeniem akt osobowych. Rzetelne wypełnianie poszczególnych elementów tego typu dokumentacji może być nie tylko problematyczne, ale też czasochłonne. Warto zapewnić sobie w tym zakresie profesjonalną pomoc ze strony dobrego biura rachunkowego.
Dokumentacja związana z ubieganiem się o pracę
Prowadzenie akt osobowych to czynność żmudna i wymagająca sporej precyzji. Wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie skutkować mogą karą grzywny naniesioną na pracodawcę, która może wynieść nawet 30 000 zł. Z tego względu warto zadbać o profesjonalne prowadzenie akt osobowych, czym zająć się może biuro rachunkowe. Księgowi w ramach świadczonych usług zadbają nie tylko o założenie tego typu dokumentacji dla każdego pracownika, ale też jej regularne uzupełnianie. Akta osobowe pracownika dzielą się na trzy główne części, z których pierwsza dotyczy okresu przed zatrudnieniem.
Ubieganie się o konkretne stanowisko w firmie oznacza przeważnie wzięcie udziału w procesie rekrutacji, co z kolei wiąże się ze złożeniem wymaganych przez pracodawcę dokumentów. Stanowią one pierwszą część akt osobowych, których prowadzeniem zająć się może m.in. biuro rachunkowe Asta Sp. z o.o. świadczące profesjonalną obsługę kadrowo-płacową dla firm. Kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe to najważniejszy element pierwszej części akt osobowych – co jeszcze musi się w nich znaleźć?
Rzetelnie prowadzone akta osobowe
Po przyjęciu kandydata na konkretne stanowisko pracodawca zobligowany jest do sporządzenia i podpisania z nim umowy o pracę. Taki dokument przygotowywany jest w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach właśnie ze względu na konieczność jego umieszczenia w aktach osobowych pracownika. Nierzadko w tej części takiej dokumentacji znajdują się także informacje o zakresie obowiązków, a także zaświadczenie o ukończeniu niezbędnego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, orzeczenia lekarskie, umowa o zakazie konkurencji lub nawet pisma określające ilość godzin przyznanych na urlop bezpłatny bądź wychowawczy.
Trzecim i ostatnim już etapem akt osobowych pracownika jest zgromadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z zakończeniem współpracy. To przede wszystkim oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Zgromadzenie takiej dokumentacji oraz jej utrzymywanie w porządku chronologicznym jest zatem zadaniem stosunkowo skomplikowanym, wymagającym precyzji i czasu. Warto więc powierzyć je specjalistom z biura rachunkowego – księgowi w sposób rzetelny prowadzić będą akta osobowe pracownika, dzięki czemu firma nie będzie narażona na kary związane z ich brakiem lub niewłaściwym sporządzeniem.
