Co warto wiedzieć o ewidencji środków trwałych i wyposażenia?
Prowadzenie firmy nie jest możliwe bez użycia odpowiednich narzędzi, sprzętów czy urządzeń, a także materiałów lub surowców. W wielu branżach potrzebne są też pojazdy czy specjalistyczne technologie. Wszystkie dokonane w tym celu zakupy muszą być właściwie dokumentowane. Odpowiadać za to powinna obsługa księgowa, dobrze jednak wiedzieć, co kwalifikuje się do ewidencji środków trwałych, a co do ewidencji wyposażenia.
Czego dotyczy ewidencja środków trwałych?
Jednym z rodzajów składników majątku, jakie może posiadać firma, są środki trwałe. Zgodnie z treścią ustawy o podatku dochodowym w tej grupie mieszczą się elementy będące własnością lub współwłasnością podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, a do tego gotowe do użycia w dniu przejęcia. Mogą to być zatem budowle, budynki i lokale stanowiące odrębną własność, maszyny, urządzenia oraz środki transportu, ale także inne przedmioty. Kolejnym warunkiem dla wszystkich wymienionych jest ich planowe użycie, które musi wynosić dłużej niż rok. Ponadto ich przeznaczenie związane jest z prowadzoną działalnością gospodarczą lub też obejmuje oddanie do użycia na podstawie stosownej umowy (najmu, dzierżawy). Ustawa o rachunkowości rozszerza tę definicję środka trwałego o ulepszenia w obcych środkach trwałych i żywy inwentarz.
Zgodnie z Polskim prawem prowadzenie ewidencji środków trwałych jest obowiązkiem dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich, a także przedsiębiorstw w spadku – zobowiązanych do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz ryczałtowców. Ewidencja ta jest potrzebna do dokonywania odpisów amortyzacyjnych, które mogą zostać zaliczone do kosztów działalności, a w razie jej braku wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Warunkiem wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych jest przy tym ustalenie jego wartości początkowej. Tę stanowić będzie cena wraz z kosztami uzyskania danego składnika, czyli wydatkami na transport, montaż, ubezpieczenie itd. lub suma wszystkich kosztów poniesionych w celu jego wytworzenia.
Kiedy należy prowadzić ewidencję wyposażenia?
Inną kategorią wyróżnioną w rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest wyposażenie. Obejmuje ono rzeczowe składniki majątku, wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej, ale niespełniające warunków umożliwiających zaliczenie ich do środków trwałych. W ewidencji wyposażenia znaleźć się muszą te należące do tej grupy składniki, których wartość początkowa wynosi ponad 1 500 złotych netto. Dla ewidencji środków trwałych kwotą graniczną jest wartość 10 000 złotych netto, ale do tej kategorii można też zaliczyć składnik majątku o niższej wartości. Głównym kryterium przypisania do jednej lub drugiej grupy będzie zatem planowany czas eksploatacji – krótszy lub dłuższy niż rok.
Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wyposażenia leży w zakresie obsługi księgowej, oferowanej przez specjalistów z dziedziny rachunkowości, również przez krakowskie biuro rachunkowe prowadzone przez Jolantę Krzyształowską. Powierzenie tego zadania profesjonalistom będzie dla firmy najlepszym rozwiązaniem, pozwoli bowiem przedsiębiorcy na właściwym prowadzeniu działalności, a tego rodzaju istotne, a specjalistyczne kwestie pozostawi osobom o odpowiedniej wiedzy i doświadczeniu w tym zakresie.
