ABC podpisywania umów z firmami spoza UE

Konwencje międzynarodowe

W przypadku umów zawieranych z kontrahentami spoza Unii Europejskiej nie obowiązują ułatwiające i regulujące te kwestie rozporządzenia unijne. Wówczas możemy mieć problem m.in. z wyborem aktu prawnego, który regulowałby zasady wyboru prawa właściwego dla zobowiązań wynikających z umowy. Zastosowanie mają w takiej sytuacji przede wszystkim konwencje międzynarodowe oraz ustawa Prawo prywatne międzynarodowe (Dz.U. z 2011 r., nr 80, poz. 432, z późniejszymi zmianami). Takie informacje podkreślają również eksperci Michał Frąckowiak, Michał Waluga, z portalu bankier.pl.

Wiarygodność kontrahenta

Przed tym, jak przedsiębiorca podejmie decyzję o zawarciu umowy z danym kontrahentem, powinien sprawdzić jego wiarygodność. Zajrzyjmy do zagranicznych rejestrów handlowych, dowiedzmy się, czy dana firma istnieje i czy jest wypłacalna. Pomóc nam może skontaktowanie się z polską placówką dyplomatyczną działającą na terenie państwa, z którego pochodzi nasz kontrahent (poprośmy np. o dane z rejestru długów). Jeśli firma należy do działających na terenie danego kraju stowarzyszeń przedsiębiorców, izb gospodarczych itp., organizacje te udzielą wszelkich informacji na jej temat. Jeżeli dany kraj posiada państwowy rejestr przedsiębiorców, warto poprosić o jego odpis.

Język dokumentów

Strony podpisujące umowę powinny dokonać wyboru języka, w którym będzie sporządzony dokument. Może to być język ojczysty jednej ze stron, ale także język obcy, np. angielski. Ważne jest, aby był to język dobrze znany stronom oraz ich prawnikom. Istnieje możliwość sporządzenia dwóch egzemplarzy umowy, w dwóch językach, ale wówczas należy zaznaczyć, która wersja językowa jest dla stron wiążąca w przypadku sporów interpretacyjnych. Do sporządzenia umowy w języku ojczystym wystarczy pomoc prawnika, ale już w przypadku języka obcego warto zatrudnić tłumacza przysięgłego, który obeznany jest z terminologią prawniczą oraz z formami i wzorami umów zawieranych w kraju, w którego języku się specjalizuje.

Polskie przepisy mówią, że zapisy w księdze przychodów i rozchodów muszą być dokonywane w języku polskim, natomiast dowody księgowe powinny być po polsku – ale nie jest to obowiązek. Wystarczy przechowywać więc faktury, dowody zapłaty czy umowy w języku obcym, choć może się zdarzyć, że np. urzędnicy dokonujący kontroli w przedsiębiorstwie zażyczą sobie tłumaczeń dokumentów. Wówczas ponownie potrzebujemy usług tłumacza. Prawo nie mówi, że musi to być tłumacz przysięgły, natomiast jeśli takiego wynajmiemy, urząd skarbowy na pewno nie podważy jakości tłumaczenia. Dotyczy to zwłaszcza języków mniej popularnych.

Zabezpieczenie płatności

Przed podpisaniem umowy warto również zabezpieczyć świadczenia i płatności. Jednym ze sposobów jest skontrolowanie warunków ubezpieczenia płatności lub factoringu dla transakcji zawieranych z daną firmą. Odmowa ubezpieczenia lub niepokojąco wysoka prowizja to znaki ostrzegawcze – firma może być niewypłacalna albo w przeszłości były z nią jakieś problemy. Wówczas dobrze jest skorzystać z innych form zabezpieczenia płatności, takich jak depozyt notarialny, gwarancja bankowa, weksel, kaucja gwarancyjna czy też zastrzeżenie własności (firma zastrzega, że jest właścicielem towaru do momentu uiszczenia płatności). Do stosowanych form zabezpieczeń należy także pobieranie zaliczek.