Czym zajmuje się archiwistyka? Archiwa Robert Ziółkowski

Nawet bez głębszego zastanowienia nietrudno dojść do wniosku, że cały świat pełen jest archiwaliów. Archiwizujemy różnego rodzaju dane, przechowując je na rozmaitych nośnikach. Są one świadectwem naszego życia, działalności, dokonań i wielu innych spraw, stanowią także ważne źródła historyczne dla osób zajmujących się badaniem przeszłości. W praktyce z usług archiwizacyjnych, oferowanych m.in. przez firmę Archiwa Robert Ziółkowski, korzystają nie tylko instytuty i ośrodki gromadzące dane, ale także firmy posiadające dokumentację – techniczną, rachunkową czy kadrową.

Zakres archiwistyki

Najbardziej klasyczne ujęcie archiwistyki wprowadza dwa pojęcia: archiwa i archiwalia, czyli – zgodnie z polskim prawem – dokumenty przechowywane wieczyście. Same archiwa mają cztery zasadnicze funkcje, do których należą: przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie i gromadzenie materiałów archiwalnych. Jest to jednak podział typowo polski, bo za granicą jako główne zadanie archiwów wymienia się raczej związane z archiwistyką czynności, takie jak chociażby opis i porządkowanie. Z kolei przechowywanie to nie tylko właściwe przechowywanie, ale i konserwacja zasobów archiwalnych.

Jeżeli chcielibyśmy zagłębić się w samą archiwistykę, szybko zrozumiemy, że nawet tak z pozoru błaha czynność jak gromadzenie danych jest wewnętrznie złożona. Niezależnie jednak od tego, jak podejdziemy do tej problematyki od strony teoretycznej, działający na rynku specjaliści – jak ci z firmy Archiwa Robert Ziółkowski w Jankowie Gdańskim – zajmują się archiwistyką przede wszystkim w ujęciu praktycznym. Ujęcie to obejmuje przede wszystkim porządkowanie zasobów, ewidencjonowanie, wykazy akt, obsługę bieżącą oraz brakowanie. Wszystkie te czynności są niezmiernie ważne z perspektywy firm i instytucji prawnie zobowiązanych do archiwizowania dokumentacji.

Brakowanie dokumentacji

Jakkolwiek większość wymienionych powyżej czynności wydaje się całkowicie logiczna i zrozumiała, tak pewnych trudności może nastręczać termin „brakowanie”. W przypadku większości instytucji państwowych czynność ta dokonywana jest na wniosek kierownika jednostki, oczywiście za uprzednią zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego. W takim wypadku dokonuje się brakowania dokumentacji niearchiwalnej (takiej, której nie trzeba przechowywać wieczyście), czyli wydzielenia jej oraz przekazania do zniszczenia. Okres przechowywania dokumentacji tego typu określony jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt albo kwalifikatorze dokumentacji zdefiniowanym przez ustawę archiwalną. Jeżeli upłynie, dokonuje się właśnie brakowania, które przydatne jest także w przypadku, gdy dana dokumentacja po prostu utraci znaczenie dla danej jednostki organizacyjnej.

Jakie usługi oferuje firma Archiwa Robert Ziółkowski?

Archiwa Robert Ziółkowski to firma specjalizująca się w usługach archiwistycznych. Chociaż znajduje się ona w Jankowie Gdańskim, oferuje kompleksową obsługę archiwów firmowych, urzędowych oraz prywatnych klientom także z okolic. Dzięki doświadczeniu i znajomości przepisów oraz technologii, pracownicy Archiwa Robert Ziółkowski zapewniają bezpieczne archiwizowanie dokumentów oraz szybkie i rzetelne wyszukiwanie potrzebnych informacji. Firma współpracuje z klientami z różnych branż, takich jak medycyna, bankowość czy przemysł. Oferta Archiwów Roberta Ziółkowskiego obejmuje m.in. audyt archiwalny, organizowanie i porządkowanie akt czy utylizację niepotrzebnych już dokumentów. Wszystkie prace wykonywane są z zachowaniem najwyższych standardów jakości oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych.