Zastosowania oprogramowania OCR
Jak przenieść dane z dokumentu na papierze do pamięci komputera? Najprostszym rozwiązaniem wydaje się przepisanie ich ręcznie, jednak najprostsze rozwiązania nie zawsze są najskuteczniejsze i najbardziej wydajne. Przy dużej ilości dokumentów taki przepisywanie wszystkich danych okazuje się nieefektywne i kosztowne. Dużo lepszym wyborem jest skorzystanie z oprogramowania OCR. Gdzie znajduje ono zastosowanie?
Czym jest oprogramowanie OCR?
Oprogramowanie OCR (Optical Character Recognition) to technologia umożliwiająca wyodrębnienie oraz zidentyfikowanie tekstu znajdującego się w pliku graficznego dowolnego rodzaju. Jak ono działa?
- Pliki graficzne w każdym przypadku są dla komputera jedynie zbiorem uporządkowanych pikseli – wyjaśnia przedstawiciel firmy Docusoft, producenta oprogramowania biznesowego – Plik przechowuje dane o tych pikselach, a nie o formach, jakie one przybierają, dlatego komputer choć jest w stanie wyświetlić nam obraz zdjęcia, to „nie wie”, co się na nim znajduje. Tak samo jest w przypadku zdjęć i skanów dokumentów tekstowych, komputer nie jest w stanie rozpoznać w nich liter i cyfr, a tym samym niemożliwe jest po prostu zaznaczenie tekstu z dokumentu i skopiowanie go do innego pliku. Aby móc rozpoznać tekst, potrzebny jest program OCR, który odczyta dane ukryte w pliku graficznym i odpowiednio je zinterpretuje. Procedura przebiega w kilku etapach. Po wgraniu pliku program dokonuje jego analizy – odnajduje elementy składające się na tekst i oddziela je od pustej, niezapisanej przestrzeni oraz od pozostałych elementów graficznych, takich jak pieczątki, czy logotypy. Następnie posługując się bazą wzorów identyfikuje poszczególne znaki, między innymi litery i cyfry, z których następnie układa zwroty oraz liczby tożsame z tymi znajdującymi się na oryginalnym dokumencie. Na koniec zaczytane dane zostają wyeksportowane do postaci edytowalnego pliku w żądanym formacie.
Gdzie znajduje zastosowanie oprogramowanie OCR?
Programy OCR to narzędzia, która są coraz chętniej wykorzystywane w księgowości – używają ich zarówno biura oferujące outsourcing księgowości innym firmom, jak i duże działy księgowości funkcjonującego w korporacjach. Przy ich pomocy możliwe jest bowiem łatwe i szybkie pozyskanie danych z dokumentów takich jak:
- Faktury, paragony i inne dokumenty fiskalne
- Kosztorysy
- Listy przewozowe i inne dokumenty używane przy transporcie towarów
- Wyciągów bankowych
oraz wielu, wielu innych. Oprogramowanie dedykowanie dla księgowości – takie jak ReadIT OCR Smart – można zintegrować z systemem księgowym używanym przez firmę, by w jeszcze większym stopniu zautomatyzować i uprościć proces pozyskiwania kluczowych danych finansowych. Różne programy OCR stosowanie są również w digitalizacji całego wachlarza innych dokumentów, np. archiwalnych pism, podań i not urzędowych. Wykorzystuje się je coraz częściej w instytucjach takich jak biblioteki i muzea oraz – coraz częściej – w urzędach
Zalety stosowania oprogramowania OCR
Oprogramowanie OCR znajduje – jak widać – zastosowanie przede wszystkim tam, gdzie istnieje potrzeba przetwarzania dużej ilości różnego rodzaju danych pochodzących z obrazów dokumentów. Jakie są zalety korzystania z nich? Przede wszystkim jest nią ogromna oszczędność czasu: po wgraniu pliku ze zdjęciem lub skanem dokumentu, program jest w stanie samodzielnie zaczytać potrzebne informacje i jest przy tym znacznie szybszy i wydajniejszy, niż nawet najsprawniejszy użytkownik klawiatury. Korzystając z programów OCR można uwolnić potencjał pracowników i powierzyć im ważniejsze zadania, które będą wymagać większej kreatywności i zdolności decyzyjnych, niż bierne przepisywanie danych z kartki do systemu. Wszystko to przekłada się na wzrost wydajności przedsiębiorstwa, w tym również poprawę wyników finansowych. Ważną przewagą zaczytywania danych przy pomocy programów OCR jest ogromna dokładność analizy teksty. Programy przeznaczone do zaczytywania danych z faktur, takie jak ReadIT OCR Smart korzystają z wielopoziomowej weryfikacji danych, dlatego odznaczają się bezbłędnością na poziomie 100%. Dzięki temu użytkownik może mieć pewność, że nawet każdy przecinek dokumentu zostanie przeniesiony do systemu.
