Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Księga Przychodów i Rozchodów to jeden z systemów ewidencji wykorzystywany w uproszczonej księgowości. Dotyczy to podmiotów, także spółek, które prowadzą działalność pozarolniczą i rozliczają się na zasadach podatku liniowego, a nie ryczałtu czy karty podatkowej, a ich przychód w poprzednim roku obrotowym nie przekroczył wartości 2 mln euro. Jak prowadzić KPiR?

Jak powinna wyglądać Księga Przychodów i Rozchodów?

Księga Przychodów i Rozchodów – jak sama nazwa wskazuje – służy do ewidencjonowania wszelkich zysków i wydatków firmy. Powinna być prowadzona w sposób rzetelny oraz czytelny, aby ułatwiać dokonywanie rozliczeń podatkowych. KPiR jest również ważnym narzędziem do analizy statystyk dla właścicieli firm. Dlatego też powinna być uzupełniana zgodnie z przyjętym, jednolitym systemem określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Przede wszystkim muszą się w niej znaleźć wszystkie transakcje dokonywane przez przedsiębiorstwo w kolejności chronologicznej wynikającej z dowodów księgowych, czyli faktur i rachunków. – Tłumaczy ekspert z Biura Rachunkowego Krystian Samborski we Wrocławiu. - Do Księgi wpisuje się przychody, a więc zysk z oferowanych towarów bądź usług, a także wszelkie wydatki, w tym opłaty za media, materiały, wyposażenie i wynajem lokalu czy pensje pracowników. Dobrą praktyką jest comiesięczne zamykanie i podsumowywanie transakcji, co ułatwia rozliczanie podatków na koniec roku. Warto przy tym zaznaczyć, że Księgi można prowadzić zarówno w tradycyjny sposób – w wersji papierowej – jak i w formie elektronicznej, przy pomocy profesjonalnego oprogramowania z dołączoną instrukcją oraz możliwością wglądu i wydruku danych. KPiR powinna być przechowywana w siedzibie firmy lub biura rachunkowego, które ją prowadzi.

Zawartość kolumn w KPiR

System prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów w formie kolumn, który ujęty został w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r., to czytelny i logiczny sposób ewidencjonowania zysków i wydatków firmy. Kolejność i zawartość kolejnych kolumn to:

1. Liczba porządkowa transakcji, którą nadaje się także dowodowi księgowemu, czyli np. fakturze.
2. Data transakcji, która powinna zgadzać się z datą widniejącą na dowodzie księgowym.
3. Numer dowodu księgowego, czyli faktury lub rachunku.
4. Dane kontrahentów – imię, nazwisko lub nazwa firmy.
5. Dane kontrahentów – adres firmy.
6. Rodzaj transakcji, przychodu lub wydatku, np. zakup czy sprzedaż towaru.
7. Wartość transakcji – dokładna kwota przychodu lub wydatku.
8. Inne przychody, pochodzące spoza sprzedaży towarów i usług, np. odsetki, dotacje itp.
9. Łączny przychód – suma kolumn nr 7 i 8.
10. Wartość zakupów towarów i materiałów
11. Dodatkowe koszty związane z zakupem towarów i materiałów, np. transport, rozładunek.
12. Wartość wynagrodzeń dla pracowników.
13. Inne koszty, np. związane z lokalem, flotą samochodową, szkoleniami.
14. Łączna wartość wydatków z kolumn nr 12 i 13.
15.  Inne transakcje, np. wydatki z poprzedniego roku.
16. Wartość wydatków na działalność badawczo-rozwojową.
17. Uwagi, np. informacje o zwrotach, zaliczkach itp.

Na koniec miesiąca każdą z kolumn powinno się podsumować dodając do siebie poszczególne kwoty i w ten sposób zamknąć dany miesiąc kalendarzowy. To pozwoli uniknąć błędów w prowadzeniu Księgi Przychodów i Rozchodów, a także w rozliczaniu podatku dochodowego.