Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami
Każda współczesna firma zmaga się z koniecznością zarządzania dużą ilością danych zawartych w dokumentach papierowych i elektronicznych. Zapewnienie szybkiego dostępu do tych informacji wymaga zastosowania nowoczesnych rozwiązań z zakresu archiwizacji (ECM – Enterprise Content Management, DMS – Document Management Systems), obiegu dokumentów (Workflow) czy zarządzania procesami biznesowymi (BPM – Business Process Management). Oprogramowanie tego typu znacznie obniża bieżące koszty operacyjne i pozwala na zdobycie przewagi konkurencyjnej.
1. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja (DMS)
Oprogramowanie do archiwizacji i zarządzania dokumentami (DMS) to niezbędne dzisiaj składniki platform klasy ECM. Rozwiązania takie pozwalają na wydajne przechowywanie dokumentów elektronicznych oraz obrazów zeskanowanych dokumentów papierowych. Kluczową w tym przypadku funkcjonalnością jest możliwość opisywania tych dokumentów zestawem atrybutów (indeksów) ułatwiających późniejsze wyszukiwanie i udostępnianie uprawnionym osobom. Nie bez znaczenia jest także możliwość przechowywania wielu wersji dokumentów oraz zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentu. Nowoczesne oprogramowanie nie tylko szybko udostępnia potrzebne dane, ale także przechowuje informacje o lokalizacji oryginałów (np. dokumentów papierowych). Dodatkowo oprogramowanie do archiwizacji może zasugerować pliki do usunięcia bądź automatycznie usunąć dane wymagane przez prawo (RODO).
2. Skanowanie i rozpoznawanie treści (OCR)
Mimo, że większość dokumentów ma dzisiaj postać elektroniczną, ciągle ważnym nośnikiem danych są tradycyjne dokumenty papierowe. Systemy archiwizacji i zarządzania dokumentami często zasilane są oprogramowaniem do skanowania i rozpoznawania OCR. Aplikacje takie ułatwiają rozpoznanie i indeksowanie treści dokumentów - bez konieczności przepisywania danych. Dzięki skanowaniu i rozpoznawaniu treści OCR (Optical Character Recognition) można znacznie uprościć procesy zarządzania fakturami, zamówieniami lub umowami. Zeskanowany dokument, zawierający oprócz obrazu także warstwę tekstową, może być łatwiej wyszukany i zaklasyfikowany do odpowiedniej sprawy. Rozszerzeniem systemów skanowania i rozpoznawania (OCR) dokumentów mogą być aplikacje do zarządzania przechowywaniem oryginałów czy prowadzenia ewidencji przekazania lub wypożyczenia kluczowych dokumentów.
3. Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)
Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM) znacząco ułatwiają i automatyzują wiele żmudnych czynności wymaganych do załatwienia jakiejś sprawy. Typowym przykładem zastosowania takiego oprogramowania są procesy finansowe, które wymagają łatwego dostępu do wielu dokumentów źródłowych (faktury, zamówienia, umowy, rozliczenia delegacji itp.). Dokumenty takie mogą trafić do procesu różnymi kanałami (email, zeskanowany dokument papierowy, formularz webowy) i obsługiwane są zgodnie z wytycznymi wewnętrznymi firmy i wymogami prawnymi narzuconymi przez regulatorów. Systemy BPM pozwalają na sprawne przejście procesu od jego zainicjowania do zakończenia. W przypadku, gdy załatwienie danej sprawy wymaga wygenerowania odpowiedzi czy decyzji zgodnej z obowiązującym standardem – pomocne są narzędzia do tworzenia dokumentów na podstawie zatwierdzonych szablonów. Wszystkie te rozwiązania znajdują się w ofercie DSA Polska Sp. z o.o.
