Materiał Partnera

Zadania archiwizacyjne obowiązujące przedsiębiorców

Zadania archiwizacyjne obowiązujące przedsiębiorców

Archiwizacja dokumentów obowiązuje wszystkich przedsiębiorców, czy tego chcą, czy nie. Zasady przechowywania dokumentów regulują różne przepisy, ale jedno jest pewne, wszyscy musimy utrzymywać porządek w dokumentach. Czasem dokumentacja zajmuje w firmie całe pomieszczenia albo nawet kilka, czasem jest to kilka półek, ale zawsze posiadanie choćby małego archiwum jest konieczne. Warto wtedy zastanowić się nad odpowiednią aranżacją przestrzeni.

Na czym polega prawidłowa archiwizacja danych i dokumentacji

Problemy z przechowywaniem akt można rozwiązać na wiele sposobów. Zwykle małe firmy nie mają kłopotu, bo też i akt jest mało, ale już większe czy średnie firmy muszą nieraz wydzielić na to specjalne pomieszczenia, a przecież wiadomo, że powierzchnia biurowa kosztuje. I wtedy rozważamy często skorzystanie z firmy, które oferuje Usługi Archiwizacyjne. Taka firma archiwizacyjna może nie tylko przechowywać dokumentację, ale też wyręczyć nas w żmudnych zadaniach dotyczących porządkowania dokumentów, takich jak:

  • klasyfikacja dokumentów według wykazu rzeczowego i instrukcji kancelaryjnej
  • segregacja dokumentów zgodnie z wymaganym okresem ich przechowywania
  • bezpieczne niszczenie dokumentów, których okres archiwizacji minął
  • opisanie poszczególnych dokumentów w aktach sprawy

i innych niezbędnych przy profesjonalnej, bezpiecznej archiwizacji akt. Najważniejszym czynnikiem dotyczącym ważnej dla firmy szczegółowej dokumentacji zawsze powinno być bezpieczeństwo dokumentów i przechowywania. Firma, która oferuje usługę archiwizacji akt dysponuje odpowiednimi meblami wyposażonymi nieraz w centralne zamki, chroniące dokumentację przed dostępem światła czy kurzu, a przede wszystkim przed dostępem osób niepowołanych. Dodatkowo systemy archiwizacji mogą być wyposażone w systemy przeciwpożarowe, w tym systemy suchego gaszenia, by woda nie zniszczyła dokumentów.

Cyfrowa pomoc w archiwizacji dokumentów

Istotnym wsparciem dla archiwizacji danych są też programy komputerowe, które ułatwiają proces składowania i wydzielania dokumentów. Umożliwiają one przypisanie danej dokumentacji odpowiedniego miejsca w archiwum, a następnie w razie konieczności odnalezienie odpowiednich teczek z dokumentami. Profesjonalne firmy archiwizacyjne korzystają z nich także w celu sporządzania szczegółowej dokumentacji opisującej miejsca i terminy przechowywania akt po to, by ułatwić zgodne z przepisami ich niszczenie, kiedy ich okres archiwizowania przeminie. Oprócz tego stosuje się także archiwizację dokumentacji w formie cyfrowej, choć ta jest wykorzystywana raczej dla bieżących potrzeb firmy, niż w celu odpowiedzialności archiwizacyjnej przed urzędami, czy innymi organami kontrolującymi prawidłowość przebiegu procedur w firmie.

Opracowanie:
Pasłęk, 3 Maja 34 lok. 1
Oceń artykuł (0)
0.0
Komentarze
Dodaj komentarz