Z czego złożone są księgi rachunkowe i jak należy je prowadzić?
Prowadzenie księgowości to jedna z fundamentalnych czynności, jaką musi wykonywać przedsiębiorca, niezależnie od wielkości i charakteru firmy. Niektórzy przedsiębiorcy mają możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości, aczkolwiek inny mają z góry nałożony obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Prowadzenie pełnej księgowości polega na wpisywaniu wszystkich informacji na temat zdarzeń gospodarczych w obrębie firmy do ksiąg rachunkowych. Z czego składają się te księgi i jak należy zapisywać w nich informacje?
Czym są księgi handlowe?
Księgi handlowe to podstawowy element każdego przedsiębiorcy, który rozlicza się na zasadach pełnej księgowości. Ich prowadzenie polega na dokładnym zapisywaniu wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie miały miejsce w obrębie przedsiębiorstwa lub firmy. Księgi rachunkowe zawierają informacje nie tylko o przychodach i rozchodach firmy, lecz również o wysokości zobowiązań podatkowych. Ponadto z informacji w nich zawartych można uzyskać pełny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Prowadzenie ksiąg handlowych dla niektórych przedsiębiorców jest obowiązkiem, a inny decydują się samemu na tę formę rozliczania z Urzędem Skarbowym. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości dotyczy spółek kapitałowych, spółek komandytowych i spółek komandytowo-akcyjnych. Biuro Rachunkowe Anna Syty z Głubczyc w województwie opolskim zaznacza, że obowiązek ten dotyczy też osób fizycznych i pozostałych spółek, jeżeli roczny limit ich przychodów był większy niż równowartość 2 000 000 euro.
Z czego składają się księgi rachunkowe?
Art. 13 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości informuje o tym, z jakich elementów muszą składać się księgi handlowe. W związku z tym na księgi te składają się:
- dziennik,
- księga główna,
- księgi pomocnicze,
- zestawienia obrotów i sald,
- inwentarz (zestawienia aktywów i pasywów).
W dzienniku zapisywane są wszystkie operacje gospodarcze firmy. Zapisy te muszą być sporządzane w sposób chronologiczny, a każde zdarzenie musi być kolejno numerowane. Poza tym obroty liczone są w sposób ciągły. Warto też dodać, że dziennik należy prowadzić tak, by możliwe było uzgodnienie jego obrotów z informacjami zawartymi w zestawieniu sald i obrotów kont księgi głównej. Księga główna złożona jest z syntetycznych kont, a ewidencja księgowa polega na podwójnym zapisie. To oznacza, że każde zdarzenie gospodarcze musi być zaksięgowane jednocześnie na dwóch kontach. Z kolei w księgach pomocniczych znajdują się konta analityczne, które rejestrują te same zdarzenia, co księga główna, aczkolwiek zawierają dodatkowe informacje na ich temat.
Kolejnym elementem ksiąg handlowych jest zestawienie obrotów i sald, czyli bilans próbny. Dzięki informacjom zawartym w tej części ksiąg rachunkowych można sprawdzić przestrzeganie zasad podwójnego zapisu, a także kompletność i poprawność wartości zapisów. Ostatnim elementem jest inwentarz. W znacznej części przedsiębiorstw funkcję zestawienia aktywów i pasywów pełni zestawienie sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Obowiązek prowadzenia inwentarza spoczywa na przedsiębiorcach, którzy nie prowadzili wcześniej ksiąg handlowych w sposób zgodny z ustawą.
