Wykorzystywanie kas fiskalnych

Wielu przedsiębiorców rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej powinno zastanowić się nad tym, czy przepisy prawne dla danego rodzaju działalności wymagają posługiwania się kasą fiskalną. Należy się zastanowić dla kogo będziemy świadczyć usługi, czy będą to inne firmy i organizacje, czy może nasz produkt bądź usługa ma trafić wyłącznie do osób fizycznych. Czym tak właściwie jest kasa rejestrująca, jak działa i kto powinien jej używać?

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa rejestrująca, inaczej nazywana kasą fiskalną jest urządzeniem elektronicznym służącym do prowadzenia zapisu obrotu oraz wysokości podatku należnego ze sprzedaży. Urządzenia fiskalne używane w Polsce wyposażone są w pamięć fiskalną typu OTP (one time programming). Każdej z kas fiskalnych nadawany jest indywidualny numer nazywany numerem unikatowym. Na zakończenie doby w pamięci kasy fiskalnej zapisywane jest podsumowanie sprzedaży, które zawiera kwoty netto oraz VAT według różnych stawek wysokości podatku oraz łączną kwotę wysokości podatku i kwotę brutto z całego dnia.

Jak tłumaczy specjalista w tej dziedzinie z firmy Dopierała Robert Net Service, sprzedawcy, których przychody przekraczają wartość ustaloną przez Ministerstwo Finansów zobowiązani są do rejestrowania swojej sprzedaży za pomocą urządzeń fiskalnych. Sprzedaż towarów takich jak np. alkohol bądź papierosy podlega rejestracji na kasach fiskalnych bez względu na osiągany dzięki nim obrót. Na zakończenie dnia sprzedażowego sprzedawca obowiązkowo wykonuje dobowy raport fiskalny, na którym ukazane są całodzienne kwoty utargu rozdzielone na stawki netto, VAT oraz kwotę brutto. Po dokonaniu takiego raportu dziennego nie ma możliwości jego zmiany, ponieważ zostaje na stałe zapisany na urządzeniu.

Budowa kas fiskalnych

Według przepisów ustanowionych przez Ministerstwo Finansów drukarka fiskalna powinna charakteryzować się ściśle określoną budową. Zastosowane w niej oprogramowanie oraz wszystkie funkcje są dokładnie sprawdzane przed dopuszczeniem jej do użytku. Możemy wyróżnić dwa rodzaje stosowanych w kasach fiskalnych mechanizmów drukujących, którymi są:

• Drukarka igłowa - inaczej zwana drukarką mozaikową, jest dość głośna, ale powstający wydruk jest bardzo trwały. Stosuje się ją w przypadkach, gdy konieczne jest archiwizowanie wydruków kontrolnych przez długą ilość czasu.
• Drukarka termiczna - jest cicha i szybka w użyciu, jednak jej wadą jest krótka trwałość powstającego wydruku, który musi być odpowiednio przechowywany. Jednak mimo tej wady jest ona częściej używana niż drukarki igłowe.

Kto powinien wyposażyć się w kasy rejestrujące?

Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej w pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien zastanowić się komu będzie oferował swoje produkty i usługi. Od tego bowiem zależy, czy powinien on wyposażyć się w sprzęt fiskalny, czy nie ma takiego obowiązku. Jeśli firma świadczy usługi bądź sprzedaje produkty wyłącznie organizacjom, firmom lub organom administracji samorządowej i państwowej nie musi ona korzystać z kasy fiskalnej. Natomiast sprzedaż towarów i usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej musi być dokumentowana za pomocą kasy rejestrującej. Ponadto dla niektórych rodzajów prowadzonej działalności istnieje wymóg rejestrowania sprzedaży na kasach fiskalnych. Są to m. in. sprzedaż gazu płynnego, silników spalinowych, wyrobów alkoholowych i tytoniowych, sprzętu radiowego i telewizyjnego oraz przewóz osób.

Temat kas fiskalnych i ich posiadania jest bardzo obszerny. Istnieje wiele przepisów prawnych poruszających tę kwestię i każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą powinien zdawać sobie sprawę, czy jego firma potrzebuje takiego urządzenia czy nie jest ono wymagane.