W jakie urządzenia do obróbki dokumentów warto wyposażyć firmowe biuro?
Masz już dość luźnych kartek zaśmiecających Twoje biurko? Kolejny raz przez przypadek rozlałeś kawę na faktury przygotowane dla księgowej. Prowadzenie biura wymaga wręcz mistrzowskiej organizacji, w przeciwnym razie można łatwo zatracić się w bałaganie. Brak porządku rodzi frustrację i zabiera cenny czas. Zastanawiasz się jak to zmienić? Zainwestuj w profesjonalne maszyny do obróbki dokumentów. Co z pewnością Ci się przyda? Oto 5 starannie wybranych propozycji.
Drukarka do etykiet
To niepozorne urządzenie pomoże Ci utrzymać porządek wśród dokumentacji, w magazynie i ułatwi proces nadawania paczek do klientów i partnerów biznesowych. Poręczna, bezatramentowa drukarka do etykiet z technologią druku termicznego nie wymaga żadnych dodatkowych akcesoriów w postaci tonera czy tuszu. Wytwarza gotowe do użycia naklejki, które pomogą Ci czytelnie i trwale oznaczyć firmowe segregatory, teczki czy magazynowe regały. Jeżeli chodzi o najbardziej polecane modele, to zachęcamy Cię do zapoznania się z ofertą sklepu internetowego ABC PAPIER. Znajdziesz tam wielofunkcyjną drukarkę do etykiet Dymo Labelwriter 550, która drukuje aż 62 etykiety na minutę. Masz całkowity wpływ na ich wygląd i treść. Przy pomocy tego urządzenia wydrukujesz kody kreskowe, estetyczne identyfikatory ze zdjęciem dla swoich pracowników i dokumenty przewozowe dla kuriera. Gadżet oferuje także drukowanie zbiorcze z programów Microsoft Excel, Outlook i Google Contacts. Nie zastąpi Ci on tradycyjnej drukarki, ale z pewnością będzie dla niej znakomitym uzupełnieniem. Zwłaszcza ze względu na swoją mobilność i specyficzne przeznaczenie.
Bindownica
Nie ma nic gorszego niż luźne dokumenty „walające się” po całym biurze. Wszystkie są potrzebne, ale nikt nigdy nie ma czasu na ich kategoryzację i uporządkowanie. W efekcie wszystkie razem trafiają do szuflady lub przypadkowego segregatora, a kiedy potrzebujesz znaleźć konkretny egzemplarz, musisz poświęcić cenny czas na jego poszukiwania. Decydując się na zakup bindownicy, znacznie ułatwisz sobie życie. Jest to urządzenie przeznaczone do łączenia luźnych kartek za pomocą listwy zaciskowej będącej jednocześnie grzbietem takiego zbioru. Jeśli zaczniesz bindować dokumenty od razu po tym, jak „wyjdą” one z drukarki, z łatwością zapanujesz nad chaosem panującym na Twoim biurku. Przyda Ci się też plastikowy organizator na wydruki, przy pomocy którego od razu skategoryzujesz dokumenty, co ułatwi ich późniejszą oprawę. Dzięki bindownicy przygotujesz atrakcyjną ofertę dla kontrahenta czy pakiet onboardingowy dla nowego pracownika. A wszystko to szybko, estetycznie i z gwarantowaną trwałością bindowania.
Laminator biurowy
Prawidłowa ochrona firmowych dokumentów jest tak samo ważna jak ich właściwa organizacja. Dlatego powinieneś wyposażyć swoje biuro w automatyczny laminator. Jego zadaniem jest powlekanie papierowych arkuszy cieniutką warstwą przejrzystej folii. Owa folia zabezpiecza dokument przed zabrudzeniem, zalaniem, wytarciem i zgnieceniem. Oczywiście nie wszystkie dokumenty wymagają aż tak szczególnej ochrony, ale warto w ten sposób zabezpieczyć ważne umowy, certyfikaty dla pracowników, dyplomy czy wyróżnienia. Również, kiedy przygotowujesz ofertę produktową dla kontrahentów, dobrze pamiętać o laminacji. Wykażesz się wówczas dbałością o szczegóły i wysokim poczuciem estetyki i zyskasz tym samym w oczach klienta.
Gilotyna biurowa
Gilotyna biurowa to prawdziwy must have, jeśli produkujesz i oprawiasz duże ilości dokumentów. Tu urządzenie umożliwi Ci precyzyjne cięcie większej ilości papieru za jednym zamachem i dopasowanie formatu kartek do Twoich potrzeb. Jeśli szukasz ekonomicznych rozwiązań, wybierz prostą gilotynę Wallner 460. Kosztuje niecałe 300 zł i idealnie nada się do okazjonalnej obróbki papieru. Jeżeli jednak potrzebujesz bardziej zaawansowanego urządzenia, postaw na model IDEAL 133. Wyróżnia go nowoczesny design i wyjątkowa ostrość noży, które zachowują swoją skuteczność cięcia na długie lata.
Niszczarka do papieru
Istnieją precyzyjne wytyczne na temat tego, jak długo należy przechowywać dokumentację firmową różnego typu. Choć wiele pod tym względem ułatwiła cyfryzacja, zapewne wciąż stosy niepotrzebnych akt zalegają w Twoim biurze. Nie możesz ich jednak wyrzucić ot tak. Jeśli zdecydowałeś się na porządki, skorzystaj z niszczarki do papieru. To urządzenie poćwiartuje kartkę na drobne fragmenty, co uniemożliwi przypadkowej osobie odczytanie jej treści i wykorzystanie poufnych informacji. Prowadząc działalność gospodarczą, masz dostęp do danych wrażliwych i musisz przetwarzać je zgodnie z zasadami RODO. Trudno objeść się bez niszczarki. Ręczne niszczenie dokumentów jest męczące i nie zawsze precyzyjne. Ponadto nowoczesne niszczarki tną nie tylko papier, ale też nośniki pamięci w postaci płyt CD oraz karty kredytowe.
