Segregatory jako pomoc w porządkowaniu dokumentów
Segregatory to akcesoria niezwykle przydatne nie tylko w biurze, ale też w domu. Pozwalają w prosty i szybki sposób uporządkować wszelkie dokumenty – odpowiednio posegregowane i rozdzielone można łatwo znaleźć w nagłej sytuacji. Są obowiązkowym wyposażeniem każdego biura, ale też coraz częściej są doceniane w domach. Piętrzące się dokumenty, rachunki, paragony i wiele innych – jak je okiełznać i zapewnić do nich bezproblemowy dostęp? Zobacz!
Jak rozpocząć pracę z segregatorem?
Osoby, które mają styczność z segregatorami po raz pierwszy, powinny dokładnie zaplanować proces porządkowania dokumentacji. W pierwszej kolejności warto dokładnie przeanalizować dokumenty i posegregować je na potrzebne i te, które można wyrzucić. Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty przeznaczone do kosza, powinny zostać przepuszczone przez niszczarkę. Postępowanie to uniemożliwia bowiem dostęp do ich treści osobom postronnym.
Na podstawie przeprowadzonego przeglądu jest możliwe oszacowanie ilości potrzebnego miejsca na dokumenty do archiwizacji, ale też zaplanowanie sposobu ich ułożenia i rozdzielenia. Specjalista z firmy produkującej segregatory Media Gold zaznacza, że ciekawym rozwiązaniem jest zastosowanie różnych kolorów segregatorów oraz przygotowanie etykiet opisujących ich zawartość. Co więcej, są one dostępne w różnych grubościach, co umożliwia umieszczenie w ich wnętrzu kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu czy kilkuset dokumentów. Aby jednak w starannie przygotowanych teczkach zawsze panował porządek, koniecznie należy tak samo segregować kolejne wpinane papiery. Odkładanie tej czynności na potem może doprowadzić do powstania bałaganu trudnego do uporządkowania.
Jak rozdzielać dokumenty?
Najważniejszym kryterium, jakie można zastosować przy podziale dokumentów w segregatorach, jest ich treść. Głównie można je podzielić ze względu na ich rodzaj tj. treść – w firmie najczęściej są to wnioski czy odpowiedzi na pisma, w domu z kolei mogą to być rachunki, potwierdzenia złożenia formularzy czy też pisma informacyjne. Kolejnym kryterium podziału powinna być ich poufność – warto oddzielić te będące nośnikami istotnych informacji od tych mniej ważnych. Takie rozłączenie pozwala przechowywać segregatory biurowe z najważniejszą zawartością w oddzielnym, dobrze zabezpieczonym miejscu. Istotną rolę odgrywa też obieg, aczkolwiek to kryterium ma zastosowanie jedynie w firmach. Wówczas warto wyodrębnić pisma wewnętrzne i zewnętrzne.
Liczba kategorii, na jakie zostaną podzielone dokumenty, jest dowolna. Aby zadbać o łatwy do nich dostęp, warto zastosować specjalne przekładki, które również można znaleźć w ofercie wielu hurtowni z materiałami biurowymi. Umożliwiają one oddzielenie poszczególnych egzemplarzy, ale też ich opisanie w górnej części, która jest widoczna tuż po otwarciu okładki pojemnika.
