Rozliczanie wyjazdów służbowych kierowców – obowiązki pracodawcy
Usługi transportowe, jak każdy rodzaj działalności, podlegają ścisłej kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Skarbowego. Ponadto objęte są nadzorem Inspekcji Transportu Drogowego. Ze względu na charakterystykę pracy kierowcy, konieczne jest rozliczanie jego czasu pracy oraz czasu pracy samochodu. Zasady oraz zakres określają przepisy. W tym artykule skupimy się na rozliczaniu wyjazdów służbowych – delegacji.
Podstawa prawna
Ustawa o czasie pracy kierowców definiuje podróż służbową jako przewóz drogowy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, filia, przedstawicielstwo lub, oddział firmy. Podróżą służbową będzie też wyjazd poza wspomniane miejsca w celu wykonania przewozu.
Pracodawca musi pokryć koszty związane z wykonaniem zadania służbowego. Zasady uzyskania oraz wysokość należności przysługującej kierowcy określa Kodeks pracy. W myśl jego przepisów konieczność wypłacenia należności obejmuje podróże zarówno krajowe, jak i zagraniczne. W przypadku tych ostatnich ustawa określa również walutę. Zasady rozliczania należności muszą być przez pracodawcę określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzeń lub umowie o pracę. Ponadto, postanowienia tych dokumentów wewnętrznych nie mogą ustalać wysokości diety krajowej niższej niż ta określona w rozporządzeniu. W przypadku diety zagranicznej pracodawca może ustalić wysokość nie mniej niż dieta krajowa i nie więcej niż dieta maksymalna w danym kraju. W niektórych krajach występuje płaca minimalna wyższa niż w Polsce, dlatego też należy kierowcom rozliczyć dopłaty do płacy minimalnej, które uwzględniają wynagrodzenie, diety, ryczałty za noclegi / dopłaty obejmują np.: Niemcy, Francję, Norwegię.
Usługi z zakresu rozliczania kierowców prowadzi firma Rakbit.
Ustalenie należności
Podstawową formą wypłaty należności za koszty związane z podróżą służbową jest dieta. Rozliczanie diet kierowców obejmuje czas od momentu rozpoczęcia podróży krajowej, czyli wyjazdu, do powrotu, czyli przyjazdu. W przypadku podróży służbowej trwającej mniej niż osiem godzin, kierowcy nie przysługuje dieta. Jeśli trwała ona od ośmiu do dwunastu godzin, pracodawca musi mu wypłacić należność w wysokości 50 procent diety. Pełna wartość diety przysługuje po podróży służbowej trwającej więcej niż dwanaście godzin, ale mniej niż dobę.
Jeśli podróż trwa więcej niż jedną dobę, za każdą z nich oraz niepełną rozpoczętą i trwającą więcej niż osiem godzin kierowca musi mieć wypłaconą pełną wysokość diety. Jeśli rozpoczęta niepełna doba podróży trwała mniej niż osiem godzin, pracownikowi przysługuje 50 procent diety.
Nieco inaczej wygląda ta kwestia w przypadku podróży zagranicznych. Tu za każdą dobę podróży kierowcy należy się dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę przysługują odpowiednio jedna trzecia diety dla podróży trwającej mniej niż osiem godzin, jedna druga dla trwających od ośmiu do dwunastu godzin oraz pełna wysokość dla podróży trwających ponad dwanaście godzin.
Rozliczanie delegacji kierowców obejmuje również określenie ryczałtu za nocleg. Zasady jego obliczania różnią się w przypadku podróży krajowej i zagranicznej. W podróży krajowej kierowych przysługuje ryczałt, jeśli nie miał on zapewnionego darmowego noclegu i jeśli nocleg trwał co najmniej sześć godzin między godziną 21.00 a 7.00 . Na nocleg w podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na podstawie przestawionych rachunków i w limicie określonym przez rozporządzenie. W przypadku braku rachunków wypłacane mu jest 25 procent limitu. Dlatego tak ważna jest ewidencja pracy kierowców, która jeśli prowadzona poprawnie, pozwala dokładnie określić wysokość przysługujących pracownikom należności.
