Regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej okiem radcy prawnego dr Małgorzaty Mędrali

Epidemia koronowirusa i konieczność wprowadzania reżimu sanitarnego w przedsiębiorstwach spowodowały, że wiele firm decyduje się na oferowanie swoim pracownikom pracy zdalnej. Według ekonomistów i licznych prognoz, taki model wykonywania obowiązków pracowniczych opłacalny jest nie tylko w dobie pandemii, ale może stać się niebywale korzystny również i po jej zakończeniu. Badania wykazują, iż praca zdalna pozwala zarówno małym, jak i dużym firmom na znaczne oszczędności, a pracownicy cieszyć się mogą funkcjonowaniem w idei work-life balance. Niestety podkreślić warto też to, że przenoszenie i tworzenie zdalnych stanowisk pracy wiąże się z wieloma nieścisłościami prawnymi. O tym opowiada radca prawny dr Małgorzata Mędrala z Krakowa.

Praca zdalna wedle obowiązujących przepisów

Radca prawny dr Małgorzata Mędrala podkreśla, że praca zdalna, która jest coraz bardziej upowszechniana w różnych sektorach gospodarczych, tak naprawdę nie ma swojej jasnej definicji czy to w Kodeksie pracy, czy też w odrębnych ustawach. Regulacje w tym zakresie dopiero są w fazie projektu, a większość obowiązujących przepisów dotyczących pracy zdalnej wprowadzono wraz z tarczą antykryzysową 4.0. Wybrane przepisy na temat pracy zdalnej w okresie epidemii wirusa SARS-Cov-2 znaleźć można w Ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Ustawa ta stanowi, iż pracodawca w celu przeciwdziałania COVID-19, ale tylko we wskazanym okresie stanu zagrożenia epidemicznego/stanu epidemii może polecić swojemu pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem stałego jej wykonywania. Dr Małgorzata Mędrala wskazuje przy tym, iż ważne jest wtedy wskazanie ram czasowych, w których obowiązywać będzie danego pracownika system zdalny. Nie może być to zatem okres bezterminowy.

Ponadto praca zdalna jest możliwa tylko wtedy, kiedy umiejętności pracownika, jego możliwości techniczne i warunki lokalowe pozwolą mu na wykonywanie obowiązków. Radca prawny Małgorzata Mędrala wyjaśnia, że w przypadku wynajmu kawalerki dzielonej z partnerem, a także dzieckiem pojawia się wątpliwość związana z miejscem odpowiednim do pracy zdalnej. Takich niejasności jest jednak więcej, a przedsiębiorcy mimo braku klarownych regulacji muszą być dobrze przygotowani do delegowania pracowników na długi „home office”.

Doradztwo prawne w zakresie pracy zdalnej

Jak już wspomniano, wątpliwości dotyczących pracy zdalny w kontekście wypełniania przepisów prawa jest naprawdę wiele, a podany powyżej przykład to tylko wierzchołek olbrzymiej góry nieścisłości. Przedsiębiorcy i ich pracownicy zastanawiają się również:

• Czy telepraca zalicza się do pracy zdalnej?
• Czy praca zdalna może być wykonywana tylko na podstawie przepisów tarczy antykryzysowej?
• Jak regulowane powinny być obowiązki w ramach pracy zdalnej poza reżimem sanitarnym?
• Jaki charakter ma praca zdalna – dobrowolny czy też przymusowy?
• Jakie są dopuszczalne formy monitoringu w przypadku pracy zdalnej?
• Jak powinna wyglądać kwestia ochrony danych osobowych i ochrony własności intelektualnej podczas pracy zdalnej?
• Kto i w jakim zakresie odpowiada za sprzęt w pracy zdalnej?
• Czy pracownikowi przysługuje ekwiwalent z tytułu wykonywania pracy zdalnej przy pomocy własnych zasobów materialnych i jak prawidłowo go rozliczyć?
• Czy istnieją regulacje BHP dotyczące pracy zdalnej i co dzieje się w przypadku nieszczęśliwego wypadku podczas jej wykonywania?
• Jak wyglądają aspekty podatkowe pracy zdalnej i przy jakich umowach można o niej mówić?
• Czy praca zdalna pozwala przejść na zwolnienie chorobowe i jak ZUS sprawdza pracownika podczas nieobecności w pracy?
• Jak zapobiec dyskryminacji pracowników podczas pracy zdalnej?

Lista pytań, które kierowane są przez ludzi biznesu oraz pracowników do prawników jest znacznie szersza. Radca prawny dr Małgorzata Mędrala rekomenduje zatem przedsiębiorcom korzystanie z fachowej obsługi prawnej dla firm. W zakresie rozstrzygania skomplikowanych kwestii z tego zakresu potrzebna jest bowiem wyspecjalizowana wiedza w zakresie prawa pracy, prawa własności intelektualnej, prawa cywilnego oraz znajomość regulacji z zakresu ochrony danych osobowych. Doświadczeni eksperci pomogą zminimalizować ryzyka pracodawcy – i pracownika – związane z pracą zdalną, a także pomogą budować rynkową przewagę. Wielu analityków wskazuje bowiem, że te firmy, które najlepiej przygotują zintegrowany i uporządkowany system pracy zdalnej, w przyszłości odniosą spektakularny sukces. „Home office” może bowiem znacznie zredefiniować dotychczasowe modele wykonywania codziennych obowiązków pracowniczych. Nowe szanse dostrzega też tysiące pracowników.

Poradnik dla przedsiębiorcy

Radca prawny dr Małgorzata Mędrala wskazuje, iż to właśnie prawnicy mają duże znacznie w kształtowaniu przyszłego systemu pracy zdalnej. Kompleksowa pomoc prawna i stałe aktualizowanie wiedzy wedle nowych pojawiających się regulacji, są zatem bardzo ważne. Polecamy także przedsiębiorcom oferowany praktyczny przewodnik po zagadnieniach związanych ze świadczeniem pracy zdalnej, który uzupełniony został przydatnymi wzorami dokumentów. Mowa o publikacji Praca zdalna w polskim systemie prawnym wydanej pod redakcją naukową dr Małgorzaty Mędrali, która dodaje, iż książka powinna zainteresować zarówno pracodawców stosujących pracę zdalną lub rozważających jej wdrożenie, jak i pracowników naukowych, przedstawicieli zawodów prawniczych i słuchaczy studiów podyplomowych z zakresu prawa pracy.