Przepisy dotyczące przechowywania i niszczenia dokumentów

Jeżeli chodzi o postępowanie z dokumentami, a także nośnikami, na których są one zapisane, powstało bardzo wiele regulacji, zarówno w prawie polskim, jak i unijnym. Ich mnogość wiąże się m.in. z tym, że w każdej dziedzinie inny jest choćby obowiązujący czas przechowywania danych. Stąd na przykład osobne rozporządzenia ministrów kultury, zdrowia, finansów czy spraw wewnętrznych i administracji. Do tego dochodzą jeszcze ustawy takie jak ta z 1997 r., o ochronie danych osobowych.

Regulacje te określają też różny zakres konsekwencji związanych z niedopełnieniem narzuconych przez przepisy obowiązków dotyczących należytej ochrony informacji. Wśród cech wspólnych tych wszystkich rozporządzeń i ustaw wymienić można tę, że żadne z nich nie podaje konkretnego sposobu niszczenia dokumentów i ich nośników. Określony jest jedynie skutek, a mianowicie niemożliwość odtworzenia informacji. Tymczasem większość metod prowadzi co najwyżej do „nieopłacalności” odzyskiwania danych, a to nie zawsze przecież oznacza „niemożliwość”.

Profesjonaliści

Stąd przedsiębiorstwa specjalizujące się w profesjonalnym, zgodnym z przepisami niszczeniem dokumentów. Przykładem choćby firma Acta Nova ze Szczecina, która oprócz tego zajmuje się także przechowywaniem danych innych podmiotów w spełniający najwyższe wymogi sposób. Nie należy bowiem zapominać, że informacje, które w związku ze wspomnianymi regulacjami przez pewien konkretny czas (albo też bezterminowo) trzeba archiwizować, w związku z tymi samymi regulacjami muszą być odpowiednio chronione.

Archiwizacja

Na usunięcie materiałów pewnego typu trzeba mieć pozwolenie archiwum państwowego, do którego być może trzeba taki dokument przekazać, zamiast go niszczyć. Zasady klasyfikowania tego rodzaju informacji oraz trybu postępowania z nimi określa rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. Prywatne firmy i instytucje jednak najczęściej temu rozporządzeniu nie podlegają i przeprowadzają brakowanie dokumentów we własnym zakresie.

Bezpiecznie również dla środowiska

Powinno ono być przeprowadzane systematycznie, zazwyczaj zaś w pierwszym kwartale każdego roku, co wynika z kolei z szeregu ustaw o… gospodarowaniu odpadami. Nie wolno bowiem zapominać, że regulacje dotyczą nie tylko przechowywania i niszczenia informacji, ale także odpowiedniej utylizacji ich nośników. To kolejny argument przemawiający za skorzystaniem z usług profesjonalistów w tym zakresie, gdyż wyspecjalizowane firmy mają obowiązek ekologicznego zbytu np. ścinków papierowych (których wymiary zależą od klasy tajności dokumentów, co reguluje norma DIN 32757) do papierni – oczywiście przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Podobnie w ekologiczny sposób należy zagospodarować elektroniczne nośniki danych, z których informacje usuwa się najpierw przy pomocy specjalnego oprogramowania, a następnie niszczy się sam nośnik metodą mechaniczną. Odpadów powstałych w ten sposób nie można po prostu wyrzucić na śmietnik, lecz trzeba je zutylizować w bezpieczny, przyjazny środowisku sposób.