Prowadzisz firmę? Sprawdź jakie deklaracje i raporty powinieneś składać w ZUS

Prowadzenie własnej firmy, oprócz wielu zalet bycia na tzw. „swoim”, niesie ze sobą szereg obowiązków. Jednym z nich jest obowiązek sporządzania odpowiedniej dokumentacji ubezpieczeniowej i przekazywania jej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokumenty te przedsiębiorca zobowiązany jest składać do ZUS-u, zarówno podczas zakładania działalności gospodarczej, jak i w trakcie jej prowadzenia. Co zatem warto wiedzieć o deklaracjach zgłoszeniowych i rozliczeniowych?

Deklaracje zgłoszeniowe

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) to państwowa jednostką organizacyjna, która zajmuje się gromadzeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obywateli, a także dystrybucją, na określonych zasadach, świadczeń takich jak np. emerytury, renty lub różnego rodzaju zasiłki zasiłków. Nie da się przy tym ukryć, że osoba prowadząca działalność gospodarczą oprócz odprowadzania składek ubezpieczeniowych ma w ramach współpracy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych szereg dodatkowych obowiązków. Jednym z nich jest sporządzanie oraz składanie deklaracji zgłoszeniowych do ZUS, o których należy pamiętać przy zakładaniu działalności oraz w momencie zatrudniania nowego pracownika. Podstawowymi formularzami zgłoszeniowymi są:

• ZUS ZUA - składany przez przedsiębiorcę w celu zgłoszenia nowo zatrudnionego pracownika i siebie do ubezpieczeń, a także w przypadku korekty danych. Formularz ten składa się w sytuacji, gdy zgłaszana osoba objęta jest pełnym ubezpieczeniem społecznym,

• ZUS ZZA - dotyczy osób objętych tylko ubezpieczeniem zdrowotnym. Składane w przypadku zgłoszenia przedsiębiorcy lub pracownika do ubezpieczeń, bądź też w przypadku zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej,

• ZUS ZIUA - zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej,
• ZUS ZCNA – zgłoszenie do ZUS informacji o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,
• ZUS ZWUA – dotyczący wyrejestrowania z ubezpieczeń.
• ZUS ZPA – obejmujący zmianę danych płatnika składek - dotyczy osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej
•  ZUS ZFA – obejmujący zmianę danych płatnika składek - dotyczy osób fizycznych.

Formularze rozliczeniowe

W przeciwieństwie do deklaracji zgłoszeniowej, deklarację rozliczeniową przedsiębiorca składa wyłącznie w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Deklaracja rozliczeniowa obejmuje formularz główny DRA (służący do rozliczania składek i wypłaconych w danym miesiącu świadczeń) oraz załączników. Warto przy tym pamiętać, że w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca dostarcza do ZUS-u jedynie samą deklarację DRA, natomiast jeśli zatrudnia pracowników zobowiązany jest dodatkowo złożyć trzy załączniki:

• ZUS RCA – czyli imienny raport wykazujący należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego. Dotyczy to sytuacji gdy ubezpieczony podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym,
• ZUS RZA - raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne, dotyczący zatrudnionych pracowników, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych,
• ZUS RSA – stanowiący raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Jeśli chodzi o terminy składania deklaracji rozliczeniowych to w przypadku przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników jest to 15-ty każdego miesiąca, zaś osoby fizyczne, które nie zatrudniają pracowników mają czas do 10-tego następnego miesiąca, a jednostki i zakłady budżetowe oraz gospodarstwa pomocnicze do 5-tego następnego miesiąca.

Kwestie prawidłowości rozliczeń i sporządzania dokumentacji do ZUS wymagają skrupulatności oraz umiejętności poruszania się w gąszczu nieustannie zmieniających się przepisów. Dlatego też nie każdy przedsiębiorca jest w stanie dopełnić wszelkich niezbędnych formalności. W takich przypadkach nieocenione stają się usługi firm, takich jak Kancelaria Podatkowa Buchhalter Stefan Heince, które nie tylko pomogą w kwestii sporządzania deklaracji i raportów ZUS, ale również doskonale poradzą sobie zajmując się kompleksową obsługą księgowo – kadrową przedsiębiorstwa.