Prowadzenie dokumentacji zgodnie z zasadami RODO
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych funkcjonujące w Polsce i Unii Europejskiej już od pewnego czasu wprowadziło duże zmiany w zakresie przetwarzania oraz przechowywania informacji o konsumentach. Oznacza to inny sposób prowadzenia firmowej dokumentacji. Jakie wiążą się z tym obowiązki dla przedsiębiorców? Odpowiedź na to pytanie poznasz, czytając poniższy artykuł.
Dokumentacja zgodna z RODO
RODO, jak wskazuje rozwinięcie tego skrótu, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych, ma za zadanie chronić informacje na temat konsumentów oraz zapewnić, że zostaną one wykorzystane wyłącznie w ściśle określonym celu. Na jego mocy klienci zyskali wiele praw, w tym między innymi dostęp do wiedzy o miejscu przechowywania danych osobowych, możliwość żądania usunięcia ich z bazy, przenoszenia między usługodawcami, a także ograniczenia przetwarzania danych. Te nowe standardy spowodowały, że firmy muszą prowadzić dokumentację ochrony danych, w której zawierają się:
- procedura działania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych,
- oszacowane ryzyko dla bezpieczeństwa danych,
- umowy powierzenia przechowywania informacji o konsumentach,
- zasady realizacji obowiązków wynikających z RODO.
W związku z powyższym pewien problem stwarzać może niszczenie dokumentów zawierających poufne treści. Obowiązkiem administratora jest zadbanie, by było ono nieodwracalne.
Istotnym elementem komunikacji z klientami będzie ponadto informowanie o sposobie przetwarzania danych osobowych oraz uzyskiwanie zgody na tę czynność. Rolę tych ostatnich odgrywają przede wszystkim klauzule informacyjne dołączane do wszelkich pism czy formularzy, na których konsumenci umieszczają wrażliwe informacje. Ich zakres, wymagany przez firmę, musi być natomiast zgodny z oceną ryzyka bezpieczeństwa danych.
Prawidłowe zarządzanie dokumentami
Zgodnie z RODO dane osobowe mogą być gromadzone, przechowywane oraz przetwarzane w czasie i zakresie niezbędnym do realizacji celu, w jakim zostały zebrane. Po zakończeniu związanych z tym działań wszelkie informacje o konsumentach muszą zostać usunięte. Należy przy tym pamiętać, że rozporządzenie traktuje proces niszczenia jako sposób przetwarzania, dlatego musi on odbywać się zgodnie z polityką firmy w tym właśnie obszarze, czyli z zachowaniem poufności. Dokumentacja może przyjmować różne formy, powszechna jest postać drukowana, ale równie często stosuje się inne nośniki danych takie, jak pamięć USB czy płyty CD.
Zadania dotyczące niszczenia dokumentacji warto powierzyć specjalistom, na przykład firmie Eko-Wtór z Żarowa. Outsourcing usług w tym zakresie gwarantuje, że wszystkie dane zostaną usunięte, a nośniki unicestwione w stopniu uniemożliwiającym ich odczytanie. Jednocześnie specjalistyczne metody pozwalają wykorzystać uszkodzone materiały ponownie w ramach recyklingu, co ma ogromne znaczenie dla środowiska naturalnego. Kwestia zrównoważonej gospodarki odpadami jest istotna dla coraz większej liczby osób, warto zatem zadbać, by także niszczenie dokumentacji miało ekologiczny charakter.
