Poznaj zadania archiwizacyjne obowiązujące przedsiębiorców i ofertę firmy Dokarch
Archiwizacja dokumentów obowiązuje wszystkich przedsiębiorców, czy tego chcą, czy nie. Zasady przechowywania dokumentów regulują różne przepisy, ale jedno jest pewne, wszyscy musimy utrzymywać porządek w dokumentach. Czasem dokumentacja zajmuje w firmie całe pomieszczenia albo nawet kilka, czasem jest to kilka półek, ale zawsze posiadanie choćby małego archiwum jest konieczne. W takiej sytuacji trzeba jednak zastanowić się nad odpowiednią aranżacją przestrzeni. Rozwiązaniem tego problemu jest pomoc firmy archiwizacyjnej Dokarch.
Na czym polega prawidłowa archiwizacja danych i dokumentacji?
Problemy z przechowywaniem akt można rozwiązać na wiele sposobów. Zwykle małe firmy nie mają kłopotu, bo też i akt jest mało, ale już większe czy średnie firmy muszą nieraz wydzielić na to specjalne pomieszczenia, a przecież wiadomo, że powierzchnia biurowa kosztuje. I wtedy rozważamy często skorzystanie z firmy, które oferuje usługi archiwizacyjne. Taka firma archiwizacyjna może nie tylko przechowywać dokumentację, ale też wyręczyć nas w żmudnych zadaniach dotyczących porządkowania dokumentów, takich jak:
klasyfikacja dokumentów według wykazu rzeczowego i instrukcji kancelaryjnej,
segregacja dokumentów zgodnie z wymaganym okresem ich przechowywania,
bezpieczne niszczenie dokumentów, których okres archiwizacji minął,
opisanie poszczególnych dokumentów w aktach sprawy,
Takie przedsiębiorstwa wyręczają biznesmenów także w innych, niezbędnych krokach przy profesjonalnej oraz bezpiecznej archiwizacji akt. Najważniejszym czynnikiem dotyczącym ważnej dla firmy szczegółowej dokumentacji zawsze powinno być bezpieczeństwo dokumentów i przechowywania. Firma, która oferuje usługę archiwizacji akt dysponuje odpowiednimi meblami wyposażonymi nieraz w centralne zamki, chroniące dokumentację przed dostępem światła czy kurzu, a przede wszystkim przed dostępem osób niepowołanych. Dodatkowo systemy archiwizacji mogą być wyposażone w systemy przeciwpożarowe, w tym systemy suchego gaszenia, by woda nie zniszczyła dokumentów.
Cyfrowa pomoc w archiwizacji dokumentów
Istotnym wsparciem dla archiwizacji danych są też programy komputerowe, które ułatwiają proces składowania i wydzielania dokumentów. Umożliwiają one przypisanie danej dokumentacji odpowiedniego miejsca w archiwum, a następnie w razie konieczności odnalezienie odpowiednich teczek z dokumentami. Wiele firm archiwizacyjnych korzysta z nich także w celu sporządzania szczegółowej dokumentacji opisującej miejsca i terminy przechowywania akt po to, by ułatwić zgodne z przepisami ich niszczenie, kiedy ich okres archiwizowania przeminie. Oprócz tego stosuje się także archiwizację dokumentacji w formie cyfrowej, choć ta jest wykorzystywana raczej dla bieżących potrzeb firmy, niż w celu odpowiedzialności archiwizacyjnej przed urzędami, czy innymi organami kontrolującymi prawidłowość przebiegu procedur w firmie.
Przedsiębiorcy mogą zaufać firmie Dokarch, która świadczy kompleksowe usługi archiwizacyjne. Specjaliści oferują stałą obsługę, do której zalicza się nie tylko depozyt bieżących dokumentów, ale również ich niszczenie, utylizacja nośników magnetycznych oraz zarządzanie archiwami. Specjaliści działają zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także śledzą bieżące zmiany w prawie. Dzięki temu biznesmeni, którzy powierzą im archiwizację, mogą być pewni, że cały proces będzie dla nich nie tylko odciążeniem, ale pewnością tego, że wszystko odbywa się legalni.
