Poprawne rozliczenie kosztów uzyskania przychodu

Prowadzenie działalności gospodarczej nierozerwalnie wiąże się z ponoszeniem kosztów w celu uzyskania przychodu. Polskie prawo nie określa, co dokładnie może być koszem uzyskania przychodu, jasno natomiast wskazuje, co nim być nie może. Sposób ich rozliczania zależny jest ponadto od przyjętej formy opodatkowania, a niezastosowanie się do obowiązujących regulacji oznaczać może dla przedsiębiorcy poważne konsekwencje.

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Nim wyjaśnimy, na czym polega poprawne dokumentowanie i rozliczanie kosztów uzyskania przychodu, powinniśmy wyjaśnić ten termin. Ustawa o podatku dochodowym mianem tym określa koszty poniesione przez przedsiębiorcę w celu uzyskania przychodów, a także zachowania lub zabezpieczenie ich źródła. Artykuł 23 tego samego rozporządzenia wskazuje natomiast nakłady, których nie należy ujmować w kosztach uzyskania przychodu. Wśród tych znajdują się między innymi wydatki na nabycie gruntu lub prawa wieczystego użytkowania gruntu, wydatki na spłatę pożyczek (z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek) czy kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań oraz wiele innych.

W praktyce oznacza to, że kosztem uzyskania przychodu są wszystkie wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w celu uzyskania lub zabezpieczenia przychodu, a niewymienione w artykule 23 ustawy o podatku dochodowym. Zazwyczaj obejmują one zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, do których zaliczyć możemy zakup:

• pieczęci firmowej;
• komputera lub laptopa;
• telefonu lub abonamentu do telefonu;
• domeny internetowej;
• książek i czasopism branżowych.

Kosztem uzyskania przychodu będą ponadto odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i opłaty bankowe związane z rachunkiem firmowym.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?

Dokumentowanie oraz rozliczanie kosztów uzyskania przychodu, a także powiązana z tym ewidencja środków trwałych, wchodzą w skład prowadzenia księgowości przedsiębiorstwa. Nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej najlepszym rozwiązaniem będzie powierzenie tych zadań specjalistom z branży, na przykład z biura rachunkowego Finis. Nawet jednak współpracując z profesjonalną księgową, powinniśmy znać podstawowe zasady dotyczące rachunkowości.

Poprawny sposób ujmowania kosztów uzyskania przychodów zawarty został w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów. Zgodnie z nim wydatki te potwierdzane są na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków, dokumentów celnych, a także inne wiarygodne dowody, które potwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej czy też dokumenty związane z korektą kosztów.