Opracowanie zasad rachunkowości jako niezbędny instrument działań księgowych w firmie
Księgowość w firmie to element, który ma decydujący głos w kwestii być albo nie być przedsiębiorstwa, zaś jej prowadzenie wymaga ogromnej wiedzy, doświadczenia oraz umiejętności poruszania się w gąszczu nieustannie zmieniających się przepisów. Dlatego też niezwykle istotne jest opracowanie właściwych zasad i procedur regulujących działania rachunkowo-księgowe w firmie, a niekiedy wręcz niezbędne oraz wymagane przepisami jest opracowanie zasad (polityki) rachunkowości w firmie.
Czym jest polityka rachunkowości
Zakres, sposób i procedury związane z prowadzeniem rzetelnej księgowości w firmie reguluje szereg przepisów i norm, zaś jednym z podstawowych i najważniejszych dokumentów w tym zakresie jest Ustawa o rachunkowości. W związku z tym organizacje, które prowadzą księgowość zgodnie z Ustawą o rachunkowości, muszą dopełnić wielu zobowiązań z tego wynikających. Jednym z takich obowiązków (w przypadku podmiotów prowadzących księgi rachunkowe) jest opracowanie polityki rachunkowości, która określa wszystkie zasady, reguły i praktyki prowadzenia księgowości i ksiąg rachunkowych w firmie, pozwalając jednocześnie na dostosowanie niektórych obowiązujących przepisów do specyfiki prowadzonej działalności. Nie należy bowiem zapominać, że dokument ten gwarantuje rzetelne prowadzenie ksiąg i transparentność sprawozdań finansowych. Za opracowanie polityki rachunkowości, odpowiedzialny jest kierownik danej jednostki, przy czym przygotowanie dokumentu może powierzyć on zatrudnionym w firmie księgowym, którzy tworzą zasady wspólnie z zarządem lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie finansami w organizacji lub zlecić opracowanie zasad (polityki) rachunkowości specjalistom z biura rachunkowego takiego jak Abm Consulting Adam Mularczyk.
Jak powinny zostać przygotowane zasady rachunkowości
Kwestie dotyczące opracowania polityki rachunkowości w firmie wymagają przede wszystkim stosowania się do obowiązujących przepisów, przy czym warto pamiętać, że ustawodawca nie narzucił sztywnego i formalnego wzoru polityki rachunkowości. Nie oznacza to jednak, że specjaliści tworzący tego typu dokumentację mają całkowitą dowolność, co wynika z
Ustawy o rachunkowości, która szczegółowo wylicza informacje jakie powinna zawierać każda polityka rachunkowości, przy czym przepisy dają jednocześnie pole do uzupełniania dokumentu o elementy, które wynikają ze specyfiki działalności konkretnego podmiotu. Niemniej jednak należy pamiętać, że opracowanie polityki rachunkowości musi być przygotowane w języku polskim i powinno uwzględniać przede wszystkim:
określenie roku obrotowego wraz z wchodzącymi w jego skład okresami sprawozdawczymi,
opis metod wyceny zarówno aktywów i pasywów, jak i sposób ustalania wyniku finansowego,
informacje o sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych wraz z danymi o zakładowym planie kont, wykaz ksiąg rachunkowych oraz opis systemu przetwarzania danych, a także wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych wraz z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji,
opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów – dotyczy to przede wszystkim ochrony dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych zapisów.
Tworząc politykę rachunkowości nie należy również zapominać, że aby spełniała ona wymogi ustawowe i była optymalnie dostosowana do potrzeb konkretnej organizacji, musi być zachowane w niej kilka fundamentalnych zasad rachunkowości. Są to przede wszystkim zasady - istotności (wszystkie istotne zdarzenia dla działalności firmy powinny być uwzględnione w sprawozdaniu), ostrożności (wycena aktywów i pasywów zgodnie z realnie poniesionymi kosztami), kontynuacji działania (założenie, że firma będzie prowadziła dłuższą działalność), wyższości treści nad formą (czytelność transparentność dokumentacji), zasada ciągłości (nakłada ona obowiązek stosowania przyjętych zasad rachunkowości w kolejnych latach).
