Odpis aktu notarialnego. Kiedy potrzebny i jak go uzyskać?

Akt notarialny jest dokumentem o charakterze urzędowym stanowiącym potwierdzenie czynności prawnej, takiej jak sprzedaż nieruchomości czy przekazanie darowizny. Sporządzenie aktu notarialnego, czym zajmuje się notariusz, może być dobrowolne lub wynikać z przepisów prawa. Warto wiedzieć, że oryginalny akt notarialny nigdy nie trafia do rąk zainteresowanych stron, które uzyskują jedynie odpisy. Czym one są, kiedy się przydają i jak je otrzymać?

Czym jest odpis aktu notarialnego?

W sporządzaniu aktu notarialnego uczestniczy notariusz, który odpowiedzialny jest za przechowywanie oryginalnego dokumentu. W praktyce oznacza to, że po odczytaniu treści aktu i złożeniu podpisów, strony biorące udział w danej czynności prawnej nie dostają oryginału sporządzonego dokumentu – ten pozostaje bowiem w kancelarii. To właśnie na notariuszu spoczywa obowiązek przechowywania oryginalnego aktu notarialnego przez okres dziesięciu lat od jego sporządzenia. Z kolei klienci kancelarii otrzymują do rąk własnych odpisy aktu notarialnego. Odpis jest dosłownym odwzorowaniem oryginału – zawiera więc dokładnie taką samą treść. Czy zatem różni się od zwykłej kopii? Różnica polega na tym, iż odpis ma taką samą moc prawną jak oryginał, a to dzięki temu, że jest poświadczony notarialnie. W tym celu odpis powinien zawierać przede wszystkim podpis oraz pieczęć notariusza, a także informacje o dacie jego wydania oraz dane osób, które go otrzymały. Warto w tym miejscu rozróżnić odpis, który stanowi powtórzenie treści dokumentu, od wyciągu, gdzie trafia jedynie wybrana część informacji z oryginału.

Jak otrzymać odpis aktu notarialnego?

Odpis aktu notarialnego otrzymują strony zaraz po jego sporządzeniu. Zajmują się tym kancelarie notarialne, w tym Notariusz Łukasz Chwiałkowski. Jednakże istnieją sytuacje, w którym trzeba ponownie ubiegać się o otrzymanie takiego dokumentu. Może się tak zdarzyć, gdy z jakichś powodów – np. na skutek zgubienia, kradzieży czy zniszczenia – straciliśmy odpis otrzymany przy sporządzaniu aktu notarialnego. Poza tym odpisy aktów notarialnych mogą przydać się przy okazji załatwiania różnego rodzaju formalności, np. w urzędach, bankach czy innych instytucjach. W takiej sytuacji warto przypomnieć sobie, ile lat temu sporządzono akt notarialny, co decyduje o miejscu przechowywania oryginału.

Odpis może zostać bowiem sporządzony jedynie na podstawie oryginalnego dokumentu. Notariusze mają obowiązek przechowywania aktów do dziesięciu lat i przez ten czas, chcąc uzyskać odpis dokumentu, należy zwrócić się do konkretnej kancelarii, w której zawarto umowę. Po tym czasie oryginały trafiają do archiwów wieczystoksięgowych, zatem chcąc uzyskać odpis, konieczne będzie udanie się do odpowiedniego sądu rejonowego. Warto przy tym pamiętać, że taki odpis mogą uzyskać jedynie strony umowy lub osoby upoważnione do tego, które wymienione zostały w danym akcie notarialnym.