Obsługa księgowa wspólnot mieszkaniowych - zdaj się na specjalistów

Zarządzanie nieruchomością lub wspólnotą mieszkaniową to zadanie skomplikowane i wielowymiarowe. Jednym z aspektów, będących podstawą prawidłowego funkcjonowania obiektu, jest odpowiednio prowadzona obsługa księgowa. Nie da się jednak ukryć, że stopień skomplikowania oraz różnorodność związanych z tym zadań sprawia, że zdecydowana większość wspólnot mieszkaniowych lub właścicieli nieruchomości zleca prowadzenie spraw finansowo-księgowych, dotyczących obiektu, wyspecjalizowanym firmom oferujących kompleksowe zarządzanie nieruchomościami.

Obsługa księgowo-finansowa nieruchomości – podstawowe zadania

Odpowiednio prowadzone finanse i księgowość to filar każdej firmy. Nie inaczej jest w przypadku wspólnot mieszkaniowych. Dodatkowo w tym przypadku księgowość prowadzona przez profesjonalistów, na przykład z Dominium Zarządzanie i administrowanie, pozwala na uzyskanie informacji dotyczących przychodów oraz kosztów utrzymania danej nieruchomości, co umożliwia opracowanie odpowiednich strategii oraz podjęcie działań mających na celu optymalizację wydatków, a także zwiększenie zysków.                                        

Do podstawowych usług związanych z obsługą księgowo-finansową nieruchomości zaliczyć należy przede wszystkim:

• otwarcie rachunku bankowego oraz dokonywanie rozliczeń wyłącznie poprzez ten rachunek, w ramach udzielonego pełnomocnictwa,
• prowadzenie spisu ewidencji naliczeń i wpłat dla poszczególnych lokali, co pozwala również na wykazanie wszelkich zaległości związanych z opłatami,
• prowadzenie indywidualnych kont rozliczeń finansowych dla wpłat na zaliczkę na pokrycie kosztów utrzymania części wspólnej budynku, usług komunalnych oraz funduszu remontowego,
• ewidencjonowanie i księgowanie poniesionych kosztów,
• wypełnianie i składanie w imieniu wspólnoty mieszkaniowej deklaracji podatkowych,
• monitorowanie rozliczeń z dostawcami mediów,
• prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością,
• windykacja należności, a także naliczanie odsetek z tytułu nieterminowych płatności,
• ewidencjonowanie środków trwałych oraz naliczanie amortyzacji,
• analiza wysokości stawek usług i dostawy mediów, a także regulacja opłat i rozliczeń
  z tym związanych, w oparciu o obowiązujące umowy.

Jak widać obszar działań związanych z obsługą księgową nieruchomości jest dość duży,
a właściciele lokali tworzących wspólnotę mieszkaniową na ogół nie posiadają odpowiedniej wiedzy, aby samodzielnie zajmować się prowadzeniem tego typu rachunkowości.

Roczne sprawozdanie finansowe  to podstawa

Warto pamiętać, że obsługa księgowo – finansowa wspólnot mieszkaniowych to nie tylko dbałość o bieżące kwestie finansowe. Prowadzenie ewidencji księgowej powinno także zapewnić uzyskanie danych niezbędnych do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie to stanowi obowiązek zarządu wspólnoty mieszkaniowej, którego przygotowanie może być scedowane na zarządcę nieruchomości zajmującego się księgowością. Warto przy tym pamiętać, że wspólnota mieszkaniowa, jako podmiot podatku dochodowego od osób prawnych, może w dwojaki sposób prowadzić rozliczenia finansowe:

• pełną księgowość – w tym przypadku zgodnie z ustawą o rachunkowości istnieje obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, które zawiera bilans, rachunek zysków oraz strat, a także informację dodatkową. Równocześnie wymagane jest przedstawienie sprawozdania z działalności zarządu,
• pozaksięgowa ewidencja kosztów – gdzie nie wymaga się przedstawienia oddzielnego sprawozdania finansowego, a stanowi ono jedynie element sprawozdania zarządu.
• Nadzór nad finansami wspólnoty mieszkaniowej obejmuje szerokie spektrum zadań. Niemniej jednak właściwie prowadzona księgowość stanowi gwarancję prawidłowego funkcjonowania nieruchomości oraz umożliwia jej dalszy rozwój.