Na czym polega prowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Dla wszystkich osób prowadzących własne przedsiębiorstwo oraz zatrudniających pracowników na podstawie umów o pracę pewnego rodzaju wymogiem jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Proces ten wymaga od osób zajmujących się tym tematem nie tylko odpowiedniej wiedzy, ale również dokładności. Sprawdźmy zatem, na czym polega prowadzenie dokumentacji pracowniczej i kto powinien się tym zająć. Zapraszamy do lektury.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to nic innego jak pewnego rodzaju dokumenty dotyczące osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie na podstawie umowy o pracę. Akta tego typu zawierają wszystkie dokumenty, jakie dostarczyliśmy do firmy lub też otrzymaliśmy w trakcie zatrudnienia w niej. Warto również zaznaczyć, iż są to zarówno akta osobowe, jak i pełna dokumentacja dotycząca stosunku do pracy, gdzie zawarta jest między innymi ewidencja czasu pracy czy też dokumentacja odnosząca się do urlopu wypoczynkowego. Okres ich przechowywania wynosi kolejno 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyliśmy współpracę z pracownikiem lub w którym pracodawca złożył raport informacyjny, a także 50 lat od momentu zakończenia współpracy.

Podstawowy podział dokumentacji pracowniczej

Cała dokumentacja pracownicza powinna składać się z kilku części, a jej prowadzenie warto zlecić pracownikom biura rachunkowego Maja z Głogowa. W pierwszej z nich, czyli części A znajdziemy wszystkie dokumenty, które zostały dostarczone przez zatrudnionego przez nas pracownika na etapie ubiegania się o stanowisko. Zalicza się tutaj między innymi skierowania oraz wyniki badań lekarskich, CV, świadectwa szkolne oraz świadectwo pracy. Część B akt pracowniczych to z kolei rodzaj akt, w których przechowuje się wszelką dokumentację uzyskiwaną przez pracowników na etapie wykonywania obowiązków. Znajdziemy w niej przede wszystkim umowę o pracę, zaświadczenie dotyczące ukończenia kursu BHP czy też wnioski o urlop macierzyński.

Oczywiście część A oraz B dokumentacji pracowniczej to nie koniec naszej listy, ponieważ dotyczy ona również kolejnych dwóch rodzajów akt. W części C przechowywane są wszystkie dokumenty, jakie pracownicy otrzymują w momencie zakończenia współpracy w firmie. Zalicza się tutaj przede wszystkim kopie świadectwa pracy, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, a także wnioski o wydanie świadectwa pracy. Część D, czyli ostatnia z teczek, o jakich możemy mówić w kontekście dokumentacji pracowniczej, dotyczy nieco mniej przyjemnego dla osób zatrudnionych aspektu, czyli kar, jakie mogą oni otrzymać od swojego pracodawcy w trakcie okresu zatrudnienia.