Na czym polega podpis biometryczny?

Podpisywanie dokumentów, które funkcjonują jedynie w postaci zapisu cyfrowego, wymaga stosowania odpowiednich technologii, na przykład podpisu biometrycznego. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma lub instytucja może ograniczyć do minimum liczbę wykorzystywanych dokumentów papierowych, a co za tym idzie zmniejszyć koszty swojego działania, a zarazem usprawnić swoją pracę.

Kiedy warto stosować podpis biometryczny?

Własnoręczny podpis jest tradycyjną formą poświadczania umów oraz wyrażania zgody na ich warunki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami złożenie podpisu jest uważane za złożenie tzw. oświadczenia woli, czyli wyrażenia swego wiążącego pod względem prawnym stanowiska. Podpis lub parafka jest bardzo często wykorzystywany nie tylko w kontaktach z innymi osobami, firmami lub instytucjami, lecz również w obrębie tego samego podmiotu, np. przy przesyłaniu sobie dokumentów czy potwierdzeń różnego rodzaju.

Wraz z rozwojem technologii informatycznych i coraz częstszym wykorzystywaniem systemów komputerowych wspomagających funkcjonowanie firm składanie własnoręcznych podpisów na dokumentach papierowych staje się bardzo kłopotliwe. W wielu przypadkach dokumenty muszą być specjalnie drukowane tylko po to, by można było na nich zgromadzić potrzebne poświadczenia. Dodatkowym problemem jest późniejsze ich przechowywanie oraz powiązanie z zapisami znajdującymi się w systemach komputerowych firmy – tłumaczy specjalista z firmy Torell Technology, która zajmuje się nowoczesnymi technologiami informatycznymi.

Rozwiązaniem problemu sprawnego łączenie funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów z koniecznością ich podpisywania jest stosowanie podpisu biometrycznego. Technologia ta daje możliwość potwierdzania dokumentów własnoręcznym podpisem, dołączania go do nich i łatwego przechowywania w celach dowodowych.

Jak wygląda używanie podpisu biometrycznego?

Podpis biometryczny to możliwość złożenia podpisu w taki sam sposób jak na dokumencie papierowym. Różnicą jest w tym przypadku to, że podpisujący posługuje się ekranem tabletu, smartfona lub wyspecjalizowanym urządzeniem z przystosowanym do tego celu padem oraz specjalnym rysikiem. Złożony podpis jest zapisywany w sposób elektroniczny i łączony z dokumentem, który sygnuje.

Wielką zaletą podpisu biometrycznego jest możliwość wyeliminowania kosztownego obiegu papierowych dokumentów. Wiąże się to ze znacznymi oszczędnościami na kosztach ich drukowania, przesyłania, a także archiwizowania i udostępniania w razie potrzeby. W przypadku stosowania podpisu biometrycznego znacznemu skróceniu ulega też czas, w jakim mogą być wykonane wszystkie czynności.

Co bardzo ważne technologia podpisu biometrycznego jest znacznie mniej skomplikowana niż certyfikowanych podpisów elektronicznych, a jej używanie tańsze i prostsze. Do podpisywania za pomocą podpisu biometrycznego nie są potrzebne ani dodatkowe urządzenia potrzebne do identyfikacji kart, jak przy podpisie elektronicznym, ani uzyskiwanie certyfikatu dla każdej osoby, która ma złożyć podpis. Jest to ważne zwłaszcza w sytuacji, gdy firma chce w ten sposób zbierać dokumenty podpisywane przez kontrahentów lub klientów.