Na co zwrócić uwagę wybierając hotel do zorganizowania konferencji?
Organizowanie konferencji jest uznawane w świecie biznesu za bardzo odpowiedzialne zadanie. Osobie, która się tym nigdy nie zajmowała, trudno jest wyobrazić sobie, ile wysiłku potrzeba, aby zadbać o każdy szczegół. Jedną z najważniejszych spraw do załatwienia jest oczywiście wybór odpowiedniego miejsca zorganizowania spotkania biznesowego. Wybór często pada na hotele, jednakże jakie wymagania muszą zostać spełnione, by konferencja się udała?
Lokalizacja hotelu i wielkość sal konferencyjnych
Organizatorzy konferencji biznesowych w trakcie wybierania odpowiedniego hotelu do przeprowadzenia takiego wydarzenia, muszą zwrócić uwagę przede wszystkim na jego lokalizację. Warto zadbać o to, by hotel znajdował się w takim miejscu, do którego łatwo dotrzeć, najlepiej rozmaitymi środkami transportu. To sprawi, że zaproszeni przez nas goście bez trudu dotrą na czas, na wskazane przez organizatora miejsce. Dobrym rozwiązaniem jest również postawienie na znane hotele, ponieważ nikt nie chce tracić czasu na poszukiwanie mało znanych adresów.
Trzeba pamiętać, że dobra lokalizacja to nie wszystko. Jedną z kluczowych ról odgrywa również wielkość sali konferencyjnej, która znajduje się w wybranym przez nas hotelu. Co do tego, że sala odpowiednich rozmiarów jest konieczna do zorganizowania takiego wydarzenia biznesowego, chyba nikt nie ma wątpliwości. Do tego musi być ona odpowiednio zadbana i estetyczna. Trudno wyobrazić sobie, by konferencja się udała, jeżeli część zaproszonych osób nie miałaby możliwości siedzenia. Złym pomysłem jest również wynajęcie ogromnej sali, szczególnie gdy na spotkanie zapraszamy kilkunastu gości. Należy zadbać o to, by sala konferencyjna była optymalnie dostosowana do ilości uczestników. Hotel Mazowiecki, który znajduje się w Łodzi, oferuje swoim klientom sale konferencyjne w aż trzech wielkościach. Na sali K1 można pomieścić do 60 osób, na sali K2 do 30 osób, a na sali K3 do 15 osób. Zatem warto wcześniej wybrać odpowiednią salę, która spełni nasze oczekiwania.
W co powinny być wyposażone sale konferencyjne?
Bardzo ważnym aspektem, który powinien być brany pod uwagę przez organizatorów konferencji jest wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu. Ponadto wcześniej musimy mieć możliwość zapoznania się ze wszystkimi potrzebnymi urządzeniami, aby na spotkaniu biznesowym wszystko wyglądało jak najlepiej. Hotele starają się zapewniać swoim gościom dobre oświetlenie, a także nagłośnienie. W tym celu nie wystarczą tylko odpowiedniej jakości głośniki, lecz również sprawne mikrofony. Do tego organizatorzy konferencji powinni mieć dostęp do projektorów lub ekranów, na których możliwe będzie wyświetlenie prezentacji. Warto także wcześniej zorientować się, czy pomieszczenie wyposażone jest w rolety, które są bardzo przydatne w trakcie wyświetlania prezentacji, szczególnie gdy konferencja odbywa się za dnia. W celu zapewnienia jak najlepszych warunków dla gości musimy również wybrać taki hotel, który posiada w pełni sprawną klimatyzację.
Wybór odpowiedniego hotelu do zorganizowania konferencji biznesowej nie jest tak łatwym zadaniem, jak się wydaje. Osoba odpowiedzialna za to ma na głowie naprawdę duże rzeczy do sprawdzenia, jednakże są hotele, które potrafią zadbać o swoich klientów i oferują im wszystko, co jest niezbędne do przeprowadzenia takich spotkań.
