Księgi rachunkowe i ich prowadzenie

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe dla wielu rodzajów firm w naszym kraju. Firmy te mogą podjąć się samodzielnego ich prowadzenia, aczkolwiek mogą również zlecić to zadanie zewnętrznym firmom. Takimi czynnościami zajmują się m.in. biura rachunkowe. W księgach rachunkowych zawarte są informacje o obrotach i saldach, które generuje dane firma. Co jeszcze należy wiedzieć o księgach rachunkowych?

Czym są księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe, które nazywane są również księgami handlowymi to zestawienie uporządkowanych zapisów księgowych w sposób chronologiczny. Zawarte są w nich informacje o obrotach i saldach generowanych przez firmę. Poza tym pokazują one jakie są aktywa i pasywa przedsiębiorstwa.

Księgi handlowe złożone są z kilku rzeczy, do których zaliczają się:

• dziennik,
• księga główna,
• zestawienie obrotów i sald,
• księga pomocnicza,
• inwentarz.

Dziennik wykorzystywany jest do zapisywania wszelkich operacji gospodarczych w sposób chronologiczny. Zawarte są w nim informacje na temat rodzaju operacji, jej wysokości, danych osoby księgującej, koncie Wn, koncie Ma, a także kwocie uznania i ewentualnych uwagach.

Księga główna to zbiór wszystkich kont syntetycznych ujmujących zbiorcze zapisy wykorzystywanych przez podmiot. Przykładem mogą być rozrachunki z kontrahentami, ewidencje wynagrodzeń dla zatrudnionych, środki trwałe, czy operacje zakupu lub sprzedaży.

Zestawienie obrotów i sald tworzy się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej. Tę czynność wykonuje się pod koniec okresu sprawozdawczego. W nim zawarte powinny być symbole lub nazwy kont, ich salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, a także obroty za okres sprawozdawczy i salda na koniec tego okresu. Nie powinno również zabraknąć sumy sald.

Księga pomocnicza to uzupełnienie zapisów znajdujących się w księdze głównej. Stanowi ona system ksiąg, kartotek, zbiorów danych. Inwentarz jest wykazem aktywów i pasywów. Stanowi spis wszystkich rzeczy należących do firmy.

Obowiązkowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

W ustawie o rachunkowości zostały wymienione rodzaje firm, które obowiązkowo muszą prowadzić księgi handlowe. Do nich należą:

• spółki handlowe,
• spółki osobowe (przekraczające 2 mln euro przychodów ze sprzedaży w ostatnim roku obrotowym),
• banki,
• instytucje finansowe oparte o prawo bankowe lub o przepisy dotyczące obrotu papierami wartościowymi,
• przedstawicielstwa firm zagranicznych,
• jednostki samorządowe.

Oczywiście przedsiębiorstwa nie muszą samodzielnie zajmować się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. W tym celu można skorzystać z usług zewnętrznych firm, jak np. biuro rachunkowe Mk Biuro Księgowe. Poza tym wykonanie tego zadania można zlecić m.in. firmie z terenu Unii Europejskiej zajmującej się rachunkowością. Ważne jest to, by poinformować Urząd Skarbowy o tym, że prowadzeniem naszej księgi handlowej zajmuje się zewnętrzna firma.