Kadry i płace – sprawdź, jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy
Prowadzisz firmę? Jeśli tak, prędzej czy później zaczniesz zatrudniać pracowników. To oni pomogą Twojemu biznesowi rozwinąć skrzydła – o ile umiejętnie będziesz nimi zarządzać. Pamiętaj jednak, że zatrudnienie osoby, bez względu na typ podpisanej umowy, wiąże się z obowiązkami o charakterze finansowym i dokumentacyjnym. O czym należy koniecznie pamiętać?
Obsługa kadrowo-płacowa od przyjęcia do pracy aż do zwolnienia
Zakres zadań, z jakim wiąże się obsługa kadrowo-płacowa jest bardzo szeroki. Pierwsze obowiązki pojawiają się tuż po podpisaniu z pracownikiem umowy. Pracodawca ma obowiązek m.in.:
- utworzyć akta osobowe pracownika – zamieszczając w nich kwestionariusz osobowy, wykonane na zlecenie osoby zatrudniającej badania wstępne oraz szkolenie BHP, świadectwo potwierdzające wykształcenie osoby zatrudnionej, a na dalszych etapach zatrudnienia – pozostałe dokumenty (np. wnioski o urlop, zwolnienia lekarskie, pochwały, nagany itp.),
- dokonać rejestracji ubezpieczonego w ZUS – tak, by możliwe było odprowadzanie za niego składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (są odprowadzane zarówno z tytułu umowy o pracę, jak i w wielu przypadkach z tytułu umowy zlecenia).
Kolejne obowiązki pojawiają się przede wszystkim z uwagi na wynagrodzenie pracownika. Konieczne jest przygotowanie:
- list płac, gdy mowa o umowie o pracę oraz rachunków przy umowach zlecenia lub o dzieło,
- przygotowanie deklaracji ZUS za dany miesiąc i wysłanie ich,
- sporządzenie miesięcznej deklaracji PIT-4 oraz PIT-8A o wysokości należnego podatku z tytułu wynagrodzeń,
- zestawień wskazujących na łączną wysokość zobowiązań pracodawcy względem ZUS oraz US (składki i podatki są odprowadzane łącznie za wszystkich pracowników i zleceniobiorców).
Niezbędne jest również bieżące rejestrowanie wypłat, zwolnień lekarskich (i naliczanie pensji za okres objęty L4, która wynosi 80% podstawy wynagrodzenia), urlopów pracowników i tym podobnych. Ponadto pracodawcy nierzadko są zobowiązywani przez Główny Urząd Statystycznych do sporządzania raportów dotyczących wysokości wynagrodzeń w firmie (Z-03 oraz Z-06), co wymaga precyzyjnych danych o wysokości odprowadzanych składek i szybkiego dostępu do zbiorczych danych.
Profesjonalna pomoc nieodzowna
Wszystkie zadania związane z obsługą kadrowo-płacową pracodawca może wykonywać sam. Zdarza się to w firmach zatrudniających 1-2 osoby. Najrozsądniej jednak jest sięgnąć po pomoc specjalisty, takiego jak np. firma Profit Polska. Dlaczego? Przede wszystkim ponieważ obsługę w zakresie kadr i płac można połączyć z tą rachunkową, uzyskując pełną spójność rozliczeń. Po drugie zaś – bo wówczas pracodawca ma pewność, że dokumentacja jest prowadzona prawidłowo i na czas, a on sam może się skoncentrować na meritum realizowanej działalności.
