Jaki niszczyć dokumenty chronione przez RODO?

Przestrzeganie zasad RODO to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niestety, wiele firm jest również zobowiązane do przechowywania dokumentów przez wiele lat, przez co jednorazowo do zniszczenia wysyłane są dziesiątki, a nawet setki kilogramów papierów. Zwykła niszczarka sobie nie poradzi. Komu zlecić zniszczenie dokumentów, aby mieć pewność, że wszystkie dane będą bezpieczne?

Jak niszczyć papierowe dokumenty?

Najlepszym sposobem na pozbycie się papierowych dokumentów jest ich rozdrobnienie. Kawałki powinny być na tyle małe, aby niemożliwe było odczytanie jakichkolwiek informacji. W sklepach z elektroniką można znaleźć masę niszczarek do papieru, które spełniają nałożone odgórnie normy. Jednakże niszczarki biurowe to rozwiązanie tymczasowe, które przydaje się wtedy, kiedy trzeba pozbyć się kilku pojedynczych papierów. Kiedy w grę wchodzą firmowe archiwa – jedynym słusznym wyjściem będzie zlecenie niszczenia dokumentów profesjonalistom.

Protokół zniszczenia – dlaczego jest ważny?

Na rynku znajdziesz wiele firm, które oferują niszczenie dokumentacji zawierającej poufne dane osobowe. Nie wszystkie będą jednak godne zaufania. Jeśli chcesz mieć pewność, że przekazywane przez Ciebie dokumenty nie zostaną sprzedane lub wykorzystane w inny nielegalny sposób, nie zapomnij o protokole zniszczenia. Jest to raport, który spisuje dana firma, aby potwierdzić zutylizowanie dokumentacji. Po przekazaniu firmowych papierów podpisz umowę z odbiorcą. Zarówno umowa, jak i protokół to gwarancja bezpieczeństwa. Jeśli nie zadbasz o ich podpisanie, cała odpowiedzialność spadnie na Ciebie, gdyż to Twoje przedsiębiorstwo zobowiązało się chronić dane osobowe klientów. Godną zaufania firmą jest np. Eko Wtór, która zajmuje się niszczeniem dokumentów oraz nośników danych.

Dlaczego nośniki danych trzeba zniszczyć?

W dzisiejszych czasach dokumenty są składowane nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jak łatwo dane mogą zostać skradzione. Pod żadnym pozorem nie wolno wyrzucać nośników danych (np. płyt CD) do śmietnika. Niektórzy specjaliści są w stanie wydobyć dane nawet z uszkodzonych nośników! Tak jak w przypadku papieru – nośniki również powinny zostać zniszczone w taki sposób, aby niemożliwy był ich odczyt. Płyty, pamięci USB i inne nośniki mogą zostać zniszczone przez specjalistów, a nawet przerobione na surowce wtórne. Dzięki temu nie tylko zadbasz o bezpieczeństwo danych swoich klientów, ale również środowisko naturalne, które każdego dnia jest obciążane odpadkami, których głównym źródłem są właśnie przedsiębiorstwa.