Jak wygląda audyt RODO?
Audyt to oficjalna kontrola, która może dotyczyć różnych dziedzin działalności firmy czy organizacji. Często kontrolowane są np. dochody firmy. Audyt polega na dokładnym sprawdzeniu zgodności wykonywania pewnych czynności lub przebiegu różnych procesów z przyjętymi założeniami, obowiązującym prawem czy zasadami. W ostatnich latach konieczne stało się także przeprowadzanie audytów RODO, które polegają na przeglądzie oraz ocenie skuteczności wdrożonych zabezpieczeń z zakresu ochrony danych osobowych.
Czy trzeba wykonywać audyt RODO?
Audyty RODO nie są obowiązkowe, jednak obowiązkowa jest regularna ocena skuteczności zabezpieczeń, które zostały wdrożone w danej organizacji. Polskie przepisy ani RODO nie narzucają zastosowania konkretnych rozwiązań, dlatego to Administrator Danych Osobowych (ADO) decyduje, jak zapewni zgodność z RODO. Wynika to z faktu, iż to właśnie administrator odpowiedzialny jest za przestrzeganie przepisów i w każdej chwili musi potrafić wykazać ich przestrzeganie. Do wyboru ma stałą, wyrywkową kontrolę albo cykliczną całościową kontrolę, jaką jest audyt.
Administrator Danych Osobowych musi dokumentować wszelkie działania wynikające z RODO w formie dowodu (np. notatki, kopie pism i maili, zgody osób fizycznych na przetwarzanie danych osobowych, raporty z audytów czy odpowiednia dokumentacja pracownicza), dzięki czemu może przedstawić je, kiedy zajdzie taka potrzeba, a więc np. gdy dojdzie do kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Na każdym etapie przetwarzania danych osobowych ADO musi móc udowodnić, że stosuje się do zasad dotyczących ochrony danych osobowych. Mówi o tym zasada rozliczalności. Jeżeli administrator zdecyduje się na przeprowadzanie cyklicznych audytów, zostaną one udokumentowane w formie raportów, w których będzie wskazany ich dokładny zakres.
Jakie rodzaje audytów RODO wyróżniamy?
Audyt RODO to doskonała metoda na zobrazowanie, jakie dane osobowe i w jaki sposób są przetwarzane w danej organizacji. Dzięki niemu możliwe będzie podjęcie różnych decyzji dotyczących sposobu wdrożenia RODO. Aby wdrożyć RODO i ciągle go stosować podczas prowadzenia działalności, nie wystarczy jednorazowe przygotowanie odpowiedniej dokumentacji. Kontrola zgodności z RODO może być przeprowadzana w formie audyty wstępnego (w organizacjach, w których jeszcze nie zweryfikowano stosowania RODO lub w nowo powstałych działalnościach, w których konieczne jest przygotowanie i wdrożenie różnych procedur, rozwiązań, formularzy czy wzorów dokumentów) albo audytu okresowego (cykliczna kontrola ochrony danych osobowych przeprowadzana najczęściej raz w roku).
Co dokładnie obejmuje okresowy audyt RODO?
Okresowe audyty RODO obejmują zazwyczaj:
kontrolę skuteczności stosowanych środków bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych,
sprawdzenie, czy wdrożone rozwiązania są zgodne z przepisami,
przeszkolenie pracowników (muszą być oni świadomi zmiennych okoliczności, które mogą mieć wpływ na przetwarzanie danych),
mapowanie procesów przetwarzania danych osobowych,
kontrolę dotycząca tego, czy administrator stosuje podstawowe zasady przetwarzania danych i realizuje prawa osób, których dane dotyczą,
sprawdzenie, czy obowiązek ochrony danych osobowych jest przestrzegany w fazie projektowania nowych rozwiązań.
Jakie informacje można uzyskać z audytu RODO?
Dzięki audytom RODO przeprowadzanym cyklicznie można uzyskać odpowiedzi na wiele bardzo istotnych pytań. Aby jednak audyt mógł być skutecznym narzędziem, dzięki któremu trafnie oceniony zostanie wybrany obszar działalności organizacji (np. ochrona danych osobowych), trzeba dysponować jakimiś punktami odniesienia. Warto więc zdecydować się na fachową pomoc we wdrażaniu i doskonaleniu systemów zarządzania, jaką oferuje swoim klientom np. firma E-QSM. W raporcie sporządzanym po audycie znajdują się różne informacje, między innymi to, czy konieczne jest powołanie Inspektora Ochrony Danych, jakie działania na danych osobowych są przeprowadzane w organizacji, czy wszystkie procesy przetwarzania danych są zgodne z przepisami RODO, czy organizacja nie przetwarza zbyt dużej ilości danych osobowych, a także czy stosowane rozwiązania i zabezpieczenia są skuteczne. Audyt RODO pozwoli też zorientować się, czy pracownicy znają aktualne procedury, czy mają świadomość swoich obowiązków i czy wiedzą, jak powinni się zachować, gdy dojdzie do naruszenia ochrony danych. Audyt to doskonały sposób sprawdzenia, czy transfery danych do zewnętrznych podmiotów mają oparcie w postaci umów powierzenia albo przesłanek legalności udostępnienia danych.
Audyt RODO pozwoli również uzyskać pewność, że w organizacji stosowane są prawidłowe klauzule zgodności i obowiązki informacyjne, a także czy jest ona w stanie wykazać przestrzeganie przepisów według zasady rozliczalności.
