Jak sprawnie zorganizować podróż służbową?
Wykonywanie obowiązków zawodowych wiąże się często z koniecznością odbywania podróży służbowych. Najczęściej dotyczy to udziału w szkoleniach, konferencjach oraz spotkaniach biznesowych. Zorganizowanie takiego wyjazdu jest nieco bardziej skomplikowane niż zaplanowanie zwykłej wakacyjnej wycieczki. Na co należy zwrócić uwagę?
Zaplanowanie podróży służbowej wymaga zapewnienia nie tylko dogodnej formy dojazdu do wskazanej lokalizacji, ale również obiektu noclegowego, jeśli wyjazd jest kilkudniowy oraz środka transportu potrzebnego już na miejscu. W przypadku, gdy zależy nam na profesjonalnym podejściu do zadania, warto skorzystać z pomocy doświadczonych firm specjalizujących się w organizowaniu wyjazdów służbowych jak na przykład Sports Tourist. Pracownicy takiego przedsiębiorstwa zaplanują harmonogram podróży i zapewnią najbardziej praktyczne rozwiązania. O czym należy pamiętać?
Dogodna forma transportu
Wyjazdy służbowe mogą być jedno lub kilkudniowe. Związane są ze spotkaniami biznesowymi, na których prowadzone są ważne z punktu widzenia firmy rozmowy, nawiązywane są nowe kontakty i negocjowane są warunki i zasady współpracy. Mogą odbywać się w kraju, ale coraz częściej odbywamy podróże do krajów sąsiadujących z Polską, a nawet dalej. To dowód na rozwój polskiej gospodarki, ale również wyzwanie dla firm, które nie mają doświadczenia w organizowaniu takich wyjazdów. Skorzystanie z pomocy biura podróży, które samo zaplanuje całą wyprawę i zapewni dogodny transport, jest dużą oszczędnością czasu, nerwów i pieniędzy. W zależności od miejsca docelowego oraz tego ile osób udaje się w podróż, należy w pierwszej kolejności wybrać dogodny środek transportu. Zazwyczaj, jeśli miejsce spotkania jest dość daleko od siedziby firmy, rezygnuje się z samochodu i mamy do wyboru kilka innych opcji: kolej, autobus, samolot, a nawet statek. Dzięki temu oszczędzimy na wydatkach na pojazdy służbowe i paliwo do nich. Jest to duże udogodnienie, szczególnie jeśli pracownicy firmy często biorą udział w spotkaniach projektowych, szkoleniach i konferencjach w innych krajach.
Organizacja pobytu pracowników
Forma transportu to pierwszy punkt na liście rzeczy do załatwienia. Kolejnym jest znalezienie miejsca noclegowego. Biura podróży są zazwyczaj w stałym kontakcie z dostawcami usług hotelowych i są w stanie wynegocjować korzystne stawki za pobyt w najbardziej rozpoznawalnych hotelach i obiektach hotelowych. Apartamenty w atrakcyjnych cenach, które umilą pobyt służbowy to z pewnością kolejna zaleta powierzenia organizacji wyjazdu profesjonalistom. Wyjeżdżając do innego miasta czy kraju, możemy mieć również problem z poruszaniem się po nim. Jeśli nasza podróż wymaga przemieszczania się między licznymi lokalizacjami, warto skorzystać z usługi wynajmu samochodów. Również na tym etapie możemy poprosić o pomoc biuro organizujące nasz wyjazd. Dokona ono rezerwacji samochodu w naszym imieniu w lokalnej wypożyczalni aut. W zależności od oferty współpracy z firmą w niektórych sytuacjach zajmie się również rozliczeniem samochodu. Jest to jedna z bardziej cenionych usług w ramach kompleksowej obsługi klienta biznesowego.
