Jak rozliczać koszty uzyskania przychodów?
Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od profilu działalności, musi ponosić wydatki związane z bieżącym utrzymaniem oraz rozwojem. Nie da się tego niestety uniknąć. Niemniej jednak istnieje możliwość potrącenia niektórych kosztów uzyskania przychodu, co skutkuje odprowadzaniem niższego podatku dochodowego. Niemniej jednak wymagają one prawidłowego udokumentowania oraz zaksięgowania. O tym między innymi piszemy w poniższym artykule.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Warto na początek zaznaczyć, że przychód nie jest tym samym co dochód. Mianem przychodu określa się bowiem całość uzyskanej kwoty ze sprzedaży towarów oraz usług netto. Dopiero po odjęciu kosztów jego uzyskania da się ustalić rzeczywistą wartość zysków, czyli dochód. Aby wspomniane koszty można było uznać za takie, które przyczyniły się do osiągnięcia zarobku z prowadzonej działalności, muszą one spełniać następujące warunki:
poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zabezpieczenia bądź zachowania ich źródła;
mają związek z prowadzeniem firmy;
nie mają cech wydatków o charakterze osobistym;
są udokumentowane.
Należy również dodać, że spełnienie tych wymogów nie zawsze oznacza automatyczną kwalifikację poniesionego wydatku do tego typu kosztów. W art. 23 ust. 1 ustawy o PIT zawarty został wykaz wszystkich, które nie mogą być zaliczone do tej grupy. Wśród nich można znaleźć na przykład koszty związane ze spłatą pożyczek, stratami w środkach trwałych, nabyciem gruntów bądź prawa wieczystego do ich użytkowania, karami umownymi oraz odszkodowaniami czy też odsetkami za zwłokę.
Jakie są rodzaje kosztów uzyskania przychodu?
Istnieje wiele kryteriów podziału wydatków związanych z prowadzeniem biznesu. Z reguły ujmuje się je jednak w jednym z dwóch układów, czyli rodzajowym lub kalkulacyjnym. Pierwszy wyróżnia koszty ze względu na ich typ, czyli: amortyzację, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne wraz z innymi świadczeniami, a także pozostałe koszty. Drugi model natomiast wykorzystuje się najczęściej w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Wyróżnia się w nich bowiem koszty z uwagi na miejsce ich powstania, co oznacza koszty działalności podstawowej – handlowej i produkcyjnej, zakupu, sprzedaży, zarządu, działalności pomocniczej, wydziałowe.
Jak dokumentować powstałe koszty?
Omawiane wydatki, jakie ponosi przedsiębiorca ze względu na konieczność utrzymania i rozwoju firmy mogą zostać odliczone od podatku dochodowego, z którego trzeba corocznie się rozliczać z urzędem skarbowym. Jednak wymaga to ich prawidłowego ewidencjonowania w księdze przychodów i rozchodów. Do tego natomiast potrzebne są dowody księgowe w postaci między innymi faktur VAT, dokumentów celnych, rachunków, faktur bądź not korygujących, dowodów przesunięć. Do zaksięgowania mogą być także wykorzystane dowody wewnętrzne, jednak muszą zawierać datę, podpisy osób odpowiedzialnych za wydatek, nazwę, ilość oraz wartość zakupionego towaru.
Kiedy księgować koszty uzyskania przychodu?
W KPiR wydatki tego rodzaju muszą zostać ujęte zgodnie z datą wystawienia faktury lub innego dowodu księgowego. Warto dodać, że istnieją dwie metody prowadzenia księgi przychodów i rozchodów – kasowa oraz memoriałowa. W przypadku pierwszej wszystkie koszty ujmuje się, tak jak zostało wspomniane, zgodnie z datą zawartą na dowodzie. Druga z kolei obliguje do ich podziału na koszty bezpośrednie oraz pośrednie. To nieco komplikuje proces księgowania, stąd też warto powierzyć do na przykład księgowym w biurze rachunkowym Dekret24.pl z Wrocławia. Wszystkie wydatki bezpośrednie muszą zostać ujęte w roku, w którym firma uzyskała odpowiadający im przychód. Pośrednie natomiast zgodnie z datą widniejącą na dowodzie księgowym. Wszystkie wydatki z przełomu okresu rozliczeniowego należy natomiast księgować proporcjonalnie do poszczególnych okresów.
Istotną grupę stanowią koszty uzyskania przychodów powstałe jeszcze przed zarejestrowaniem działalności. Do takich można zaliczyć na przykład projektowanie strony www, najem lokalu, wykupienie reklamy. Te ujmuje się w księdze na pierwszy dzień jej założenia. Oczywiście w ich przypadku zakwalifikowanie do kosztów uzyskania przychodu odbywa się na podstawie takich samych zasad, jakie mają zastosowanie wobec tych powstałych w trakcie działalności. Należy jednak pamiętać, że potrąceniu nie podlegają wydatki związane z zakupem materiałów do produkcji lub towarów handlowych. Wykazuje się je bowiem dopiero w spisie z natury – remanencie – przeprowadzanym w dzień rozpoczęcia funkcjonowania firmy.
