Informatyzacja notariatu w Polsce

Polski system notarialny został na przestrzeni ostatniej dekady w znacznym stopniu poddany cyfryzacji, co pomogło zunifikować dostępne dane w skali ogólnokrajowej oraz ułatwić i przyspieszyć dostęp do nich organom notariatu oraz ich petentom. System ten ulegał modyfikacjom i jest wciąż udoskonalany i poszerzany, a jego ogólną strukturę zamieszczamy w poniższym omówieniu.

Historia i ogólna charakterystyka systemu

Teleinformatyczny system mający na celu ujednolicenie struktury organów notarialnych jest nadzorowany przez Krajową Radę Notarialną, reprezentującą notariuszy na szczeblu krajowym oraz na arenie międzynarodowej w zakresie ustalonym w statusie. Jej skład jest wybieralny, kadencja trwa trzy lata, a wyboru dokonuje konwent notariuszy wszystkich jedenastu izb notarialnych. W 2008 r. ustanowiono pierwszy system teleinformatyczny – Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia (system rozpoczął pracę de facto w 2009 r.), a w 2011 r. powstał kolejny, Notarialny Rejestr Testamentów. Obydwa rejestry zawierały nie tylko sporządzone akty poświadczenia dziedziczenia, ale również szereg innych aktów notarialnych. W rok później powołano do życia spółkę nadzorującą obydwa scalone systemy, Rejestry Notarialne, pod którą to nazwą funkcjonuje również ogół wszystkich ustanowionych rejestrów teleinformatycznych i ich podsystemów składowych. Kolejna duża zmiana w systemie nastąpiła w 2016 r. po nowelizacji ustawy z 1964 r. kodeksu postępowania cywilnego oraz ustawy z 14 lutego 1991 r. - Prawa o notariacie. Wraz z implementacją wybranych elementów unijnego prawa spadkowego do polskiego porządku prawnego w sierpniu 2015 r., zmiany objęły nie tylko unifikację prawną, ale również znacząco poszerzyły struktury istniejącego systemu. Notariusze jako osoby zaufania publicznego zajmują się nie tylko sporządzaniem wypisów i wyciągiem dokumentów, ale także sporządzaniem projektów aktów i oświadczeń osób prywatnych i przedsiębiorstw, zajmują się prawem dziedziczenia, poświadczaniem ważności dokumentów, żeby wymienić tylko kilka usług – wgląd do wielu dokumentów i formularzy jest teraz dostępny on – line.

Struktura Rejestrów Notarialnych

Na dzień dzisiejszy w ramach Rejestrów Notarialnych funkcjonuje sześć głównych baz danych:

• Rejestr Użytkowników
• Rejestr Spadkowy
• Notarialny Rejestr Testamentów
• Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych
• Rejestr Zarządców Sukcesyjnych
• Notarialne Rejestry Statystyczne

Jak zauważa przedstawiciel spółki partnerskiej Kancelaria Notarialna Adam Grzybczyk, Katarzyna Jonderko z Rybnika, powyższe rejestry stanowią trzon systemu, ale zakres informacji dostępnych w  Rejestrach Notarialnych jest znacznie szerszy. Obejmuje on również dane uzyskiwane od jednostek krajowych, jak np. Ministerstwa Sprawiedliwości, Krajowego Rejestru Sądowego, CEIDG oraz instytucji UE – Europejskiej Sieci Notarialnej i Europejskiej Sieci Rejestrów Testamentów. Dzięki temu zminimalizowano ryzyko pominięcia lub nieogłoszenia testamentu i stosownych praw dziedziczenia w państwach unijnych. Dla użyteczności publicznej, zarówno petentów, jak i kancelarii notarialnych, sporym ułatwieniem są również ogólnodostępne wyszukiwarki internetowe pozwalające na znalezienie europejskich poświadczeń spadkowych, notarialnych aktów poświadczenia dziedziczenia, jak również notariuszy i ich zastępców w danym regionie kraju.