Hotel, samochód oraz szkolenie – jak zaplanować i zorganizować perfekcyjną podróż służbową?

Każdy pracownik, który zostaje wysłany na różnego rodzaju zewnętrzne konferencje, kursy lub spotkania biznesowe, stanowi wizytówkę Twojej firmy. Planując podróż służbową, musisz pamiętać, aby zapewnić mu jak najlepsze warunki, oczywiście dostosowane do budżetu firmy. O czy należy pamiętać, aby wyjazd był luksusowy i jednocześnie nie zrujnował Twojego portfela?

Wybór miejsca noclegu

Wybierając hotel lub apartament, ważne jest, aby znajdował się on w pobliżu docelowego miejsca podróży służbowej. W przeciwnym razie niezbędne będzie wyposażenie pracownika w odpowiedni transport np. wynajem samochodu. Hotel powinien gwarantować wszystkie niezbędne standardy, łącznie z wyżywieniem. W przypadku niezależnych apartamentów trzeba pamiętać, by w kosztach wyjazdu uwzględnić dodatkowo catering składający się z trzech posiłków dziennie. Jeśli wysyłamy pracownika na konferencję odbywającą się w przyhotelowej sali, mamy ułatwione zadanie.

Wynajem samochodu

Jeśli firma nie posiada własnych, służbowych samochodów, warto pomyśleć o wynajmie, zwłaszcza kiedy podróż służbowa obejmuje kilka oddalonych od siebie punktów docelowych. Ceny luksusowych aut nie są drogie – popularne i ładne wizualnie Audi A3 można wynająć już od 299zł za dobę np. w Super Cars Rent. Samochód pozwoli pracownikowi w dojeździe na umówione spotkania biznesowe, czy konferencje odbywające się w innym miejscu niż wynajęty hotel. Mobilność jest bardzo ważna i daje dużą swobodę podczas podróży służbowych. By obniżyć koszty transportu, można wybrać dojazd do określonego miasta pociągiem i dopiero na miejscu wynająć auto, zwłaszcza kiedy wypożyczalnia posiada dobowe limity kilometrów.

Przygotowanie i wybór pracownika

Gdy już wszystkie formalności związane z podróżą zostaną załatwione, czas na wybór odpowiedniego przedstawiciela firmy. Powinien być od odpowiednio przeszkolony w zakresie zadań, jakie ma wykonywać na miejscu oraz godnie reprezentować działalność.

Jakie cechy powinien mieć pracownik, który będzie wizytówką firmy:

• duża wiedza w zakresie danej działalności
• właściwa prezencja
• zdolności negocjacyjne oraz wysoka komunikatywność

Dobrym rozwiązaniem jest zorganizowanie specjalnego szkolenia, które przygotuje pracownika, zwłaszcza wtedy, kiedy ma on szerzyć określone idee. Na konferencjach oraz spotkaniach biznesowych obowiązuje również określony dresscode, którego należy przestrzegać. Nie należy zapominać także o podstawowych zasadach savoir-vivre.