Formy i techniki dokumentowania konferencji i posiedzeń

Profesjonalna organizacja konferencji lub innego wydarzenia, niezależnie od ich tematyki, czasu trwania, liczby uczestników i wielu innych czynników, jest zadaniem decydującym nie tylko o jej sprawnym przebiegu i właściwym porządku obrad. Na organizatorach spoczywa również obowiązek, zależnie od wymagań, odpowiedniego udokumentowania i utrwalenia przebiegu obrad, czy to będą nagrania audio, stenogramy, czy protokoły z dyskusji i paneli. Poniżej prezentujemy kilka przydatnych porad w tej materii.

Stenogramy

Stenotypia jest wciąż często używaną formą protokołowania konferencji, posiedzeń rad nadzorczych, czy prac sądów, a stenogramy są wykorzystywane w przygotowywanych publikacjach, bądż jako materiał edukacyjny lub sądowy. Obsługa stenograficzna konferencji lub innego spotkania, wymaga zatrudnienia profesjonalnego stenografisty specjalnie wyszkolonego do szybkiego i wiernego zapisu mowy w czasie rzeczywistym. Osobną kategorią jest wykonywanie stenogramów z nagrań powierzonych, zarówno audio, jak i wideo, które są sporządzane w formie wiernej lub skróconej.

Protokoły

Nieco odmiennie prezentuje się protokołowanie posiedzeń lub innych zdarzeń, polegające na sporządzeniu sprawozdania relacjonującego przebieg danego zdarzenia, opisującego nie tylko dyskusję, ale również uwzględniającego takie elementy, jak spis osób biorących udział, tematykę, założenia i cele spotkania, czy wyciągnięte wnioski. Szkolenia protokolantów są organizowane przez profesjonalne firmy i jak podkreśla specjalista z firmy Steno Tech z Warszawy, przeprowadzającej takie szkolenia, pozwalają one firmom na szybszy i pełniejszy dostęp do informacji, co ma decydujący wpływ na jakość podejmowanych decyzji lub trafność wyciąganych wniosków. Protokoły mogą być sporządzane w formie dosłownej, uproszczonej lub streszczonej i są również wykonywane z nagrań powierzonych lub stenogramów.

Rejestracja audio

Najłatwiejszą, najszybszą i stosunkowo najtańszą opcją jest zapis cyfrowy w postaci audio, z którego również może być później sporządzony protokół lub stenogram. Osiągnięcie odpowiedniej jakości dźwięku pozwalającej na zrealizowania nagrania wiernie odzwierciedlającego zaistniałe wydarzenie wymaga posiadania odpowiedniego sprzętu nagłaśniającego oraz nagrywającego. Niezbędne do tego są odpowiednie mikrofony oraz cyfrowe dyktafony przenośne lub stacjonarne, pozwalające również na zgranie dźwięku do pliku i jego archiwizację, co znacznie obniża koszt całego procesu, zapewniając przy tym bardzo wysoką trwałość zapisanych danych. Jak widać z krótkiego zestawienia możliwych form rejestracji zaprezentowanego powyżej, odpowiednie przygotowanie się do konferencji, obrad lub posiedzenia pozwala osiągnąć wymierne korzyści, zarówno finansowe, jak i merytoryczne.