Ewidencja czasu pracy, jako niezbędny składnik dokumentacji pracowniczej
Czas pracy to czas, gdy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy - także w gotowości do świadczenia swych obowiązków - w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania zadań pracowniczych. Czas ten stanowi podstawę do sporządzania wszelkich rozliczeń finansowych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, przy czym ewidencjonowanie, kontrola i rozliczenie czasu pracy jest jednym z ustawowych obowiązków każdego pracodawcy.
Ewidencja czasu pracy bez tajemnic
Ewidencjonowanie oraz kontrola zarówno czasu pracy jak i wymiaru obowiązków to z jednej strony obowiązek pracodawcy, ale z drugiej strony jest to forma ochrony zarówno dla przedsiębiorcy, jak i zatrudnionego, umożliwiająca kontrolowanie działania obu stron, wyjaśnianie nieścisłości, a w skrajnych przypadkach może być bardzo ważnym dowodem na drodze postępowania sądowego. Wynika to z art. 149 Kodeksu pracy, który wskazuje, że: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie”. Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek dotyczący wszystkich pracodawców, niezależnie od tego ile osób pracuje w danej firmie.
Do 31 grudnia 2018 r. przedsiębiorca zatrudniający pracowników ewidencjonował tego typu dane przede wszystkim w karcie ewidencji, która stanowiła podstawową dokumentację w tym zakresie, zawierającą zestawienie informacji m.in. o: pracy w poszczególnych dobach, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach. Od 1 stycznia 2019 r. w życie weszło rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczące dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Usystematyzowało ono pewne, nie do końca sprecyzowane wcześniej, zagadnienia związane z kartą ewidencji. Przede wszystkim karta stała się jedynie częścią zestawu dokumentów pracowniczych, a dodatkowo
w rozporządzeniu doprecyzowano też, jakie dodatkowe elementy powinna zawierać dokumentacja tego typu, czyli oprócz karty ewidencji trafiły do niej także dodatkowe wnioski, zgody i inne dokumenty.
Ewidencja czasu pracy zazwyczaj ma formę miesięczną, ale niekiedy może przyjąć formę roczną. Niemniej jednak dokumentację tą należy prowadzić na bieżąco, przy czym co najmniej raz w miesiącu, przed wypłatą wynagrodzenia, należy ją zaktualizować, co umożliwi dokonanie prawidłowej wypłaty składników wynagrodzenia.
Zadaniowy czas pracy
Nieco odmiennie wygląda kwestia ewidencjonowania czasu pracy w przypadku gdy pracownik nie ma narzuconego przez pracodawcę rozkładu dziennego i godzinowego pracy, gdyż rozliczany jest on z konkretnych zadań, a nie w odniesieniu do przepracowanego czasu. W takim przypadku mamy do czynienia z zadaniowym czasem pracy, a co za tym idzie pracownik realizujący swoje obowiązki w ramach czasu zadaniowego, nie musi przebywać w zakładzie pracy w konkretnych godzinach. System ten dotyczyć może przedstawicieli handlowych, dziennikarzy, grafików lub specjalistów z branży IT. Warto przy tym pamiętać, że w takim przypadku zadania powinny być ustalone w taki sposób, aby można je było wykonać przeciętnie w ramach 40 godzin pracy tygodniowo. W systemie zadaniowym nie prowadzi się ewidencji czasu pracy, przy czym niezbędne jest ewidencjonowanie urlopów, zwolnień lekarskich, a także dni wolnych.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek, którego zaniedbanie skutkuje karami grzywny nałożonymi na przedsiębiorcę. Warto zatem zadbać, aby był on wykonywany rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nie da się przy tym ukryć, że choć zasadniczo osobą odpowiedzialną za tego typu dokumentację jest pracodawca, to może on jednak zlecić prowadzenie ewidencji podległym pracownikom lub skorzystać z oferty firm, takich jak Abacus Biuro rachunkowe Anita Grotyńska, świadczących usługi księgowo-kadrowe.
