Materiał Partnera

Eliminacja papieru w firmach - czy to możliwe?

Eliminacja papieru w firmach - czy to możliwe?

Każdy, kto prowadzi własną firmę doskonale wie, że jednym z najbardziej eksploatowanych surowców w biznesie jest papier. Dokumenty, umowy, protokoły… Zarządzanie nimi jest nie tylko pracochłonne, ale również mało przyjazne dla środowiska. Czy można rozwiązać ten problem? Okazuje się, że tak!

Ekologia w przedsiębiorstwie nie jest już przejściową modą, ale czymś co stało się ważnym elementem codzienności polskich firm. Bycie “eko” oznacza nie tylko troskę o środowisko naturalne, ale przede wszystkim realną oszczędność pieniędzy i wsparcie w budowie pozytywnego wizerunku. Nic dziwnego, że firmy coraz chętniej wdrażają tego typu rozwiązania. Czy jednak wizja biura bez papieru może stać się rzeczywistością? Według Jacka Dudzika, prezesa zarządu firmy Infinite IT Solution, jest to w pełni możliwe. Wszystko za sprawą nowoczesnych usług informatycznych dla biznesu, takich jak e-Podpisywanie dokumentów. 

Biznes bez papieru

Nie da się zaprzeczyć, że większość działań podejmowanych w firmach związanych jest z dokumentami, które generują największe zużycie papieru. W jaki sposób zatem prowadzić biznes bez użycia papieru lub bardzo wyraźnie to zużycie zmniejszyć?

-  Eliminacja papieru w kontaktach wewnątrz firm oraz w komunikacji z kontrahentami jest jednym z głównych zadań firmy Infinite. Od początku działania skupiamy się na tym, aby w ten sposób usprawniać procesy biznesowe klientów - mówi Jacek Dudzik. - Jednym z naszych produktów zgodnym z podejściem paperless jest platforma EDI, czyli elektroniczna wymiana danych. Obecnie korzysta z niej większość sieci handlowych w Polsce, które w sposób “papierowy” nie są już w stanie zamówić towaru - wszystko odbywa się dziś drogą elektroniczną. W ostatnim czasie do oferowanych przez nas rozwiązań proekologicznych dołączyło również e-podpisywanie dokumentów, które eliminuje konieczność druku w czasie wymiany dokumentów. 



 E-podpisywanie dokumentów wsparciem dla środowiska

E-podpisywanie dokumentów zastępuje tradycyjny podpis na papierze, podpisem elektronicznym wykonywanym na tablecie. Zamiast drukować dokument na drukarce, “drukujemy” go na tablecie, zamiast podpisywać się długopisem na papierze podpis składamy rysikiem. Rozwiązanie to oparte jest na oprogramowaniu Signatus, które uzyskane dane szyfruje i zapisuje w pliku PDF. Klient może zapoznać się w ten sposób dużo sprawniej z danym dokumentem, zaznaczyć odpowiednie zgody (co jest bardzo ważne w przypadku RODO) i we wszystkich miejscach, w których jest to wymagane wykonać odręczny podpis. Całość zostaje zabezpieczona i przesłana do e-archiwum firmy lub wysłana do klienta w postaci PDF. Zero papieru i zero drukowania.

- Na wdrożeniu e-Podpisywania dokumentów zyskuje całe przedsiębiorstwo - podkreśla Dudzik - To rozwiązanie ma bowiem nie tylko pozytywny wpływ na środowisko, ale również na pracę firmy. Chodzi tu przede wszystkim o przyspieszenie procesu podpisywania umów oraz o bezpieczeństwo jakie zapewnia - po zatwierdzeniu podpisu nie można zmienić ani dokumentu ani podpisu.


Czy wdrożenie ekologicznych rozwiązań typu e-Podpisywanie dokumentów zostanie wkrótce na stałe wpisane w strategię rozwoju polskich firm? Miejmy nadzieję, że tak.

Oceń artykuł (2)
5,0
Komentarze
Dodaj komentarz