Elementy dokumentacji pracowniczej

Akta pracownicze to bardzo ważny dokumentacji księgowo-kadrowej. Trzeba przechowywać je aż przez 50 lat od momentu, gdy stosunek pracy zostanie zakończony. Za braki, niedokładne prowadzenie czy błędy pracodawcy może grozić grzywna. Co powinno znaleźć się w takich aktach, aby dokumentacja pracownicza była przygotowana poprawnie?

Ogólne zasady

Zasady związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Dowiadujemy się z niego, że akta osobowe pracownika muszą składać się z trzech części: A, B i C. Za błędy w prowadzeniu akt pracowniczych pracodawca może otrzymać grzywnę w wysokości nawet 30 tysięcy złotych. Pracownik ma prawo do wglądu do swojej dokumentacji, a jeśli uważa, że znajdują się tam nieprawdziwe informacje, może zażądać ich usunięcia.

Oprócz dokumentacji pracowniczej pracodawca musi prowadzić inne elementy związane z kadrami dla swoich pracowników. Są to m.in. karta ewidencyjna czasu pracy, lista płac, dokumentacja wypadków przy pracy i chorób zawodowych. To wszystko musi być wydrukowane i przechowywane w typowej kartotece papierowej, nawet jeśli pracodawca posiada także kadrowy system elektroniczny.

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez czas stosunku pracy i archiwizowana kolejne 50 lat po jego ustaniu. Warto więc, by była prowadzona przez firmę zewnętrzną, która fachowo dopilnuje prawidłowości prowadzenia akt osobowych, jak i weźmie obowiązek przechowywania ich na siebie. Dokumentację pracowniczą dla firm może prowadzić biuro rachunkowe Małgorzaty Rzepskiej z Tarnobrzegu. Korzystając z jego usług mamy pewność fachowości, dokładności i zgodności akt pracowniczych z przepisami prawa.

Część A

Część A dokumentacji pracowniczej dotyczy ubiegania się pracownika o zatrudnienie. Należy do nich CV, listy motywacyjne, notatki z rozmowy kwalifikacyjnej, świadectwa pracy poprzednich pracodawców, referencje, certyfikaty o odbytych przed podjęciem pracy kursach oraz inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje, orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy itp.

Część B

Część B akt osobowych pracownika dotyczy nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Są to zarówno: umowa o pracę, wszelkie aneksy do niej, zakresy obowiązków, dokumenty potwierdzające odbycie szkolenia BHP oraz zapoznania się z regulaminem instytucji, potwierdzenia powierzonego pracownikowi mienia firmy, kursy podnoszące kwalifikacje, okresowe badania lekarskie, dokumentacja związana z karami i nagrodami, udzielone urlopy. Jeśli jakiś dokument związany z pracownikiem powstał podczas stosunku pracy, powinien się znaleźć w dokumentacji pracowniczej, części B.

Część C

Jak można się spodziewać, część C, którą także może prowadzić zewnętrzne biuro rachunkowe, to dokumentacja pracownicza związana z ustaniem zatrudnienia. Musi się tam znaleźć oświadczenie o wypowiedzeniu, kopia świadectwa pracy czy np. umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.