Dokumentacja kadrowa - Czym jest i co warto wiedzieć na jej temat?

Każdy, nawet dopiero co zatrudniony pracownik musi posiadać w firmie swoją dokumentację pracowniczą. Za jej sporządzenie oraz przechowywanie odpowiada oczywiście pracodawca, a za nieprzestrzeganie zasad dotyczących tego zagadnienia mogą nam jako właścicielowi firmy grozić dość wysokie kary. Opisujemy wszystko to, co warto wiedzieć na temat prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza lub też kadrowa jest to pełen zbiór akt pracowniczych oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem danej osoby do pracy. Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji pracowniczej zawsze spoczywa na barkach pracodawcy, a zagadnienie to dotyczy wszystkich osób, które pracują na podstawie umowy o pracę. Obecnie prowadzenie dokumentacji pracowniczej może odbywać się zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Jeżeli chodzi, o to z czego składa się pełna dokumentacja pracownicza, to są to właściwie dwa elementy, a mianowicie:

• Akta osobowe - Czyli zbiór zarówno naszych danych osobowych jak i wszystkich spraw związanych z naszym zatrudnieniem (na przykład CV, badania lekarskie i świadectwa pracy)
• Dokumentacja dotycząca stosunku pracy - W tym zakresie znajdziemy między innymi dokumentację ewidencji czasu pracy, listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń, kartę ewidencyjną dotyczącą przydziału na odzież roboczą oraz dokumentację związaną z ubieganiem się i otrzymywaniem urlopu wypoczynkowego.

W jaki sposób przechowywane są akta osobowe?

W kwestii przechowywania akt pracowniczych obowiązuje jedna bardzo ważna zasada, czyli dzielimy te akta na cztery części, wśród których wyróżniamy:

• Część A - Jest to rodzaj akt, wśród których znajdują się wszystkie dokumenty dostarczane przez nas do firmy w trakcie ubiegania się o zatrudnienie. W dokumentacji tej należy przechowywać między innymi kwestionariusz osobowy, skierowania i orzeczenia dotyczące badań lekarskich, świadectwo ukończenia szkoły oraz świadectwa pracy.
• Część B - Ta część akt osobowych dotyczy już bezpośrednio wszystkiego, co związane jest z rozpoczęciem współpracy z daną firmą. Wśród tych akt znaleźć możemy między innymi zaświadczenie o ukończeniu kursu bhp, umowę o pracę, dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody, a także dokumentację dotycząca ubiegania się o urlop macierzyński lub ojcowski.
• Część C - Trzecia część akt osobowych związana jest z dokumentami, które dotyczą zakończenia współpracy z danym pracownikiem. W tej teczce znaleźć obowiązkowo się powinny między innymi kopia wydanego świadectwa pracy, oświadczenie dotyczące rozwiązania umowy o pracę oraz  wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy.
• Część D - Jest to teczka w której należy przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące kar udzielanych pracownikowi.

Przez jaki czas należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Przechowywanie akt pracowniczych przez pracodawcę obowiązuje zarówno na okres pracy danej osoby w firmie jak i w czasie:

• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyliśmy współpracę z pracownikiem.
• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył raport informacyjny.
• 50 lat od zakończenia współpracy.

Profesjonalne prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Jak już wspominaliśmy, prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy zatrudniającego swoich pracowników na umowę o pracę. Jako, że sporządzanie i prowadzenie tego typu akt nie należy do najłatwiejszych i może nam zabrać mnóstwo czasu to warto powierzyć to profesjonalnej firmie takiej jak Tikk Biuro rachunkowe z Pruszcza Gdańskiego.