Czym jest zakładowy plan kont i jak go prowadzić?

Rachunkowość firmy składa się z wielu elementów, które służyć mają prowadzenie dokładnej ewidencji wszelkich operacji finansowych. Konieczne jest ich szczegółowe dokumentowanie, ponieważ na tej podstawie przedsiębiorstwo rozlicza się z podmiotami administracji skarbowej czy darczyńcami. Jednym z niezbędnych narzędzi w systemie rachunkowości jest zakładowy plan kont.

Czym jest zakładowy plan kont?

Poszczególne operacje finansowe firmy księgowane są według zakładowego planu kont, który dostarczać ma podstawowych informacji potrzebnych do zarządzania przedsiębiorstwem oraz dokonywania rozliczeń finansowych. Tym samym stanowi on główną część polityki rachunkowości. Ze względu na jego kluczową rolę opracowaniem zakładowego planu kont powinni zająć się specjaliści z dziedziny księgowości. Tego zadania podejmie się biuro rachunkowe Argentarius.

Zakładowy plan kont musi być założony zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości, a jednocześnie oddawać działalność podmiotu. Wszelkie zmiany dotyczące sposobu księgowania powinny natomiast być dołączane jako aneks to planu kont i dokonywane na piśmie. Czym jednak tak właściwie jest zakładowy plan kont? To numeryczny wykaz zbiorów – tak zwanych kont księgowych – w których rejestruje się informacje finansowe przedsiębiorstwa.

Składa się on z dwóch części; księgi głównej zawierającej konta syntetyczne oraz kont analitycznych (pomocniczych). Pierwsza pozwala określić główne grupy, w jakich sferze dokonywane są operacje finansowe. Druga służy uszczegółowieniu tych zapisów.

Celem prowadzenia zakładowego planu kont jest syntetyczne i analityczne ujęcie wszystkich operacji finansowych, jakie w danym okresie zaszły w firmie. Służy on jednocześnie sporządzeniu bilansu czy rachunku zysków i strat, a ponadto umożliwia sporządzenia raportów dla darczyńców lub tez ogólnej działalności podmiotu.

Co powinna zawierać księga główna?

Ustalając wykaz kont syntetycznych, czyli księgi głównej, należy uwzględnić kilka elementów. Przede wszystkim pod uwagę musi być wzięta specyfika działalności gospodarczej podmiotu. To na tej podstawie określa się sposób ujęcia przychodów i kosztów tak, by przypisanie ich do konkretnego źródła nie sprawiało trudności. Zakładowy plan kont powinny prowadzić nie tylko przedsiębiorstwa, ale również różnego rodzaju organizacje.

Ponadto uwzględnić należy przyjęty sposób wyceny oraz wymogi dotyczące dokonywania odpisów aktualizujących wartość aktywów z uwagi na wartość przez nie utraconą – w całości lub po części – figurującą w księgach. Dane liczbowe powinny być ujmowane tak, aby umożliwić przejście od bieżącej ewidencji do sporządzenia sprawozdań w postaci bilansu czy rachunku zysków i strat, a także z uwzględnieniem możliwości sporządzania sprawozdań podatkowych i statystycznych.

Co wchodzi w skład kont analitycznych?

W zakresie kont pomocniczych prowadzonych w ramach zakładowego planu kont wyróżniamy kilka zespołów ujmujących różnego rodzaju środki wykorzystywane przez firmę czy organizację. Każdy podmiot może też wybrać jeden z trzech sposobów ujmowania oraz rozliczania kosztów działalności. Pierwszym jest gromadzenie ich według rodzajów na kontach zespołu 4, drugim – gromadzenie ich według typów, rodzajów i funkcji na właściwych kontach zespołu 5. Trzeci sposób to gromadzenie operacji według rodzajów na kontach zespołu 4 i jednocześnie według funkcji na kontach zespołu 5.

Przemyślana struktura pozwala na  śledzenie kosztów z podziałem na źródła finansowania czy też prowadzone programy. Konta przychodów ukazują ich wysokość oraz wskazują, od kogo one pochodzą. Konta wyniku finansowego natomiast dają obraz tego, które przedsięwzięcie przyniosło zysk, a które skutkowało stratą dla przedsiębiorstwa.

Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym zespołom wyszczególnionymi w ramach kont analitycznych zakładowego planu. Pierwszym jest zespół 0 obejmujący majątek trwały. Znajdą się tu konta środków trwałych, czyli ewidencja nieruchomości, maszyny oraz środki transportu, a także konta wartości niematerialnych i prawnych – prawa autorskie, prawa do patentów, projektów lub specjalistycznego oprogramowania. W tym zespole ujmowane są również konta umorzeń tychże środków trwałych i wartości niematerialnych oraz konta inwestycji.

Zespole 1 prowadzona jest ewidencja środków pieniężnych. W jego zakresie prowadzone są konta: kasy, bieżącego rachunku bankowego, pomocniczego rachunku bankowego, walutowe, lokat bankowych i środków pieniężnych w drodze. Informacje dotyczące rozrachunków i roszczeń zapisywane są na kontach zespołu drugiego. W jego skład wchodzą konta rozrachunków: z odbiorcami, z dostawcami, z budżetem państwa, z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, z wolontariuszami oraz wszelkie inne rozrachunki.

Koszty najczęściej zapisywane są w zespole 5. Ujmowane tu są koszty programowe oraz administracyjne, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia i świadczenia na rzecz pracowników, amortyzacja czy też pozostałe koszty administracyjne.