Czym jest KPiR oraz kto musi ją prowadzić?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest jedną z form ewidencji księgowej, niezbędnej do obliczenia podstawy opodatkowania działalności gospodarczej. Jej prowadzenie polega na bieżącej ewidencji operacji gospodarczych, co pozwala na rzetelne monitorowanie przychodów z działalności i wydatków przedsiębiorstwa. KPiR obok ryczałtu należy do najchętniej wybieranych sposobów prowadzenia księgowości.

KPiR – uproszczona ewidencja księgowa

KPiR to narzędzie księgowe, które służy do bieżącej ewidencji zaszłości w formie uproszczonej. Wybór takiego sposobu naliczania podstawy podatku ma wiele zalet. Prowadzenie KPiR jest stosunkowo łatwe i w związku z tym mało kosztowne, a jednocześnie daje przedsiębiorcy klarowny obraz sytuacji finansowej w firmie.

Prowadzenie ewidencji księgowej z wykorzystaniem KPiR jest rzeczywiście najłatwiejszym rozwiązaniem. Warto jednak pamiętać, że jak każde narzędzie księgowe, wymaga dużej staranności. Przedsiębiorca, który prowadzi taką ewidencję, ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne błędy. Dlatego musi dobrze orientować się w aktualnych przepisach prawnych – podkreśla ekspert z Biura Rachunkowego Paweł Tchórowski.

Kto musi prowadzić KPiR?

Zgodnie z brzmieniem art. 24a. 1. Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych „Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (…) albo księgi rachunkowe (…) w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych”. Co to znaczy w praktyce? Księga przychodów i rozchodów jest wygodniejszą alternatywą dla pełnej księgowości. Toteż wybór takiej ewidencji dla przedsiębiorcy nie jest przymusem, ale raczej przywilejem. Można z niego korzystać pod warunkiem, że przychody netto z działalności za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 2 000 000 euro.

§ 2. 2. Rozporządzenia ministra finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje jeszcze jedną grupę podatników, którzy rozliczają się za pomocą KPiR. Są to „rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w  nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w  roku podatkowym”.

Ministerialne rozporządzenia dokładnie określa sposób prowadzenia KPiR oraz zakres obowiązków, które spoczywają na podatniku w związku z jej prowadzeniem. Ze względu na charakter prowadzonej działalności przedsiębiorców i rolników obowiązują nieco inne wzory ksiąg oraz inne zasady prowadzenia ewidencji.