Czy warto powierzyć kadry i płace biuru rachunkowemu?

Realizacja zadań kadrowo-płacowych przedsiębiorstwa jest coraz częściej zlecana biurom rachunkowym. Nic w tym dziwnego. Zatrudnienie pracowników wiąże się z koniecznością rozliczania z ZUS, a także przestrzegania przepisów kodeksu pracy, bhp, ppoż oraz wytycznych i zaleceń sanepidu. Współpraca z firmą outsourcingową zwalnia przedsiębiorcę z konieczności śledzenia zmieniającego się prawa. A to nie jedyna korzyść, jaką za sobą niesie.

W jakich obszarach kadrowo-płacowych biuro rachunkowe może pomóc przedsiębiorcy?

Lista obowiązków, jakie obowiązujące prawo nakłada na przedsiębiorcę zatrudniającego pracowników, jest bardzo długa. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm, chcąc zaoszczędzić czas, a także dla bezpieczeństwa i wygody, przekazuje te zadania biurom rachunkowym.

Właściciel Biura Rachunkowego Fenix - Krzysztof Baprowski wyjaśnia, że kluczem do dobrej współpracy jest wybór takiej firmy outsourcingowej, która posiada ugruntowaną pozycję na rynku. Jest to gwarancja, że wszystkie przejęte obowiązki będą wykonywane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i ich interpretacjami:

• przygotowanie dokumentów niezbędnych przy zatrudnieniu i świadczeniu pracy przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej;
• prowadzenie dokumentacji kadrowej;
• prowadzenie ewidencji (zatrudnienia, zwolnień lekarskich, urlopów, badań lekarskich wstępnych i okresowych);
• realizacja szkoleń BHP;
• rejestracja i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS;
• przygotowywanie i przekazywania deklaracji do ZUS i US;
• sporządzanie rocznych deklaracji podatkowych;
•  wyliczanie comiesięcznych wynagrodzeń i zaliczek na podatek dochodowy;
• sporządzanie listy płac wraz z listą przelewów bankowych, a także realizacja przelewów wynagrodzeń na konta pracowników;
• prowadzenie akt osobowych pracowników;
• przygotowywanie dokumentów niezbędnych do kontroli organów podatkowych (w tym reprezentowanie przed nimi klienta);
•  przygotowywanie sprawozdań dla GUS.

Korzyści ze współpracy z biurem rachunkowym

Przekazując biuru rachunkowemu obowiązek prowadzenia kadr i płac firmy, zadania przedsiębiorcy ograniczają się wyłącznie do informowania o planowanych zmianach takich jak: zatrudnienie, zwolnienia czy zmiana wynagrodzenia. Wszelkie formalności z tym związane realizuje firma outsourcingowa. Dzięki temu przedsiębiorca może zająć się prowadzeniem działalności gospodarczej, która przynosi mu realne zyski, zamiast wypełniać nie do końca zrozumiałe dla niego dokumenty

Outsourcing kadrowo-płacowy to również oszczędność kosztów. Zatrudnienie księgowej wiąże się bowiem znacznie wyższymi opłatami. Nie jest to wyłącznie wynagrodzenie, ale także wydatki na szkolenia i kursy, literaturę fachową oraz wyposażenie stanowiska pracy w  komputer i materiały eksploatacyjne.

Ważną korzyścią jest również bezpieczeństwo, jakie gwarantuje rzetelna wiedza i doświadczenie pracowników biura rachunkowego. Znajomość przepisów pozwala uniknąć błędów, które mogłyby w razie kontroli skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Warto również podkreślić, że firma obsługująca kadry i płace musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej na wypadek szkód wyrządzonych w ramach świadczonych usług. W razie powstania uchybień wszelkie roszczenia odszkodowawcze są wówczas pokrywane w ramach polisy.