Co warto wiedzieć o prowadzeniu ksiąg przychodów i rozchodów?
Przepisy podatkowe i bilansowe obowiązujące w Polsce dzielą firmy na te, które są zobowiązane prowadzić pełną księgowość i na te, które mogą przyjąć księgowość uproszczoną. W pierwszym przypadku mowa o księgach rachunkowych oraz sporządzaniu sprawozdań finansowych. Księgowość uproszczona tyczy się zaś ryczałtu ewidencjonowanego, kart podatkowych oraz ksiąg przychodów i rozchodów (KPiR). To je dzisiaj prowadzi większość małych i średnich firm w Polsce. Na czym polega ewidencja przychodów i kosztów w KPiR?
Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów to bardzo ważne narzędzie ewidencjonowania przychodów i kosztów przez firmy, które mogą zgodnie z przepisami prowadzić księgowość uproszczoną. KPiR mogą mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. W drugim przypadku muszą one być jednak dobrze zabezpieczone przed uszkodzeniem i wyciekiem danych. Przedsiębiorca musi też zadbać o to, by wykorzystywany program do elektronicznej wersji KPiR gwarantował prosty wydruk dokumentów np. dla organu kontrolnego.
Jeśli chodzi zaś o elementy księgi przychodów i rozchodów, należy podkreślić, że narzędzie to nie jest tak rozbudowane, jak księgi rachunkowe. Wymagane jest przygotowanie dla KPiR kilkunastu specjalnych kolumn (m.in. kolumna 3 – numery dokumentów księgowych; kolumna 6 – opis zdarzenia gospodarczego; kolumna 10 – wartość zakupionych towarów i materiałów zgodnie z cenami zakupu), w których w sposób chronologiczny ujmowane są zdarzenia gospodarcze. Przedsiębiorca musi księgować przychody, zakupy towarów handlowych i materiałów, poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności, a także koszty prac rozwojowych i badawczych. Ważna jest też ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, bez której nie można dokonać odpisów amortyzacyjnych w firmie.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów?
Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobligowane są te podmioty gospodarcze, które ujęte zostały w art. 24a ustawy o PIT. Są to najczęściej małe i średnie przedsiębiorstwa handlowe, produkcyjne i usługowe, których przychody netto ze sprzedaży w roku poprzednim nie przekroczyły równowartości 2 mln euro. Po uzyskaniu tego limitu firma jest bowiem obligatoryjnie zobowiązania na przejście na tzw. księgowość pełną.
Prócz tego KPiR zarezerwowane są także dla działalności wykonywanych na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów. Księgi przychodów i rozchodów powinny również prowadzić osoby, które zajmują się specjalnymi działami produkcji rolnej. Dodatkowo KPiR mogą prowadzić duchowni, którzy nie chcą opłacać zryczałtowanego podatku dochodowego od osób duchowych.
Podstawowe zasady prowadzenia KPiR
Zasad prowadzanie ksiąg przychodów i rozchodów nie ma wiele. Narzędzie to jest uproszczone do niezbędnego minimum, a podatnik w sposób chronologiczny musi księgować wszystkie ważne zdarzenia gospodarcze wraz z określonymi dla nich dowodami księgowymi. Jak już wspomniano, KPiR może mieć charakter elektroniczny, co wiąże się z koniecznością przestrzegania dodatkowych zasad związanych z przetwarzaniem, archiwizowaniem i zabezpieczaniem danych.
Podatkowe Księgi Przychodów i Rozchodów mogą być też prowadzone przez takie biura rachunkowe jak P&G FINANCE . Wtedy na przedsiębiorców czeka kolejne uproszczenie. Wówczas zespół księgowych z zewnętrznego podmiotu zaksięguje zapisy w czasie chronologicznym tak, by przedsiębiorca mógł rozliczyć się z fiskusem terminowo.
