Wyposażenie sal konferencyjnych, o czym warto pamiętać?

Dzisiaj niemal każdy hotel i firma ma do dyspozycji zaplecze konferencyjno-szkoleniowe. Takim zapleczem jest wyposażona sala konferencyjna. Tutaj odbywają się spotkania akcjonariuszy, szkolenia pracowników, zebrania, konferencje, sympozja czy nawet kongresy. Sala konferencyjna jest pomieszczeniem typowo użytkowym. Musi więc być funkcjonalna. Dlatego też powinna zostać odpowiednio wyposażona w sprzęt audiowizualny oraz wygodne meble konferencyjne – stoły i krzesła. O czym należy pamiętać przy urządzaniu wnętrza?

W sali konferencyjnej musi być projektor

Jeśli mamy salę konferencyjną, to musi ona zostać wyposażona w dobrej jakości projektor. Pokazu materiałów multimedialnych w dzisiejszych czasach nikogo nie dziwi, a obraz jest podstawą komunikacji podczas spotkań. Dlatego sala powinna być wyposażona w niezawodny sprzęt multimedialny. Jednym z jego elementów jest projektor, który umożliwi pokazanie prezentacji, slajdów,  wykresów.

Podczas zakupów urządzenia należy przede wszystkim zwrócić uwagę na jego lampę – od jej jakości zależy żywotność projektora. Ważne są takie parametry jak: kontrast i jasność oraz rozdzielczość. Dla zastosowań w biznesie optymalna jest rozdzielczość FULL HD (1920/1200)  - wyjaśnia specjalista z firmy Tiva Systemy Audio Video z Gdyni.

Inne elementy wyposażenia multimedialnego

Dobrym wyborem jest podwieszany projektor. Zajmuje zdecydowanie mniej miejsca.  Warto zainwestować w bezprzewodową łączność projektora z komputerem. Inwestycja w dodatki takie jak: pilot, wskaźnik laserowy, rozwijany ekran czy tablica interaktywna przydadzą się niemal na każdym spotkaniu biznesowym oraz pozwolą na maksymalne wykorzystanie możliwości samego projektora. A przede wszystkim sprawią, że przekaz będzie atrakcyjniejszy.

Nagłośnienie sali konferencyjnej

Jednym z podstawowych elementów wyposażenia sali konferencyjnej jest jej odpowiednie nagłośnienie. Rodzaj nagłośnienia zależy od wielkości sali. W mniejszych pomieszczeniach odpowiednie będą głośniki, które wzmocnią dźwięk płynący z komputera. W przypadku dużych salach niezbędne są profesjonalne systemy audio, które powinni zainstalować specjaliści, by nie było irytujących sprzężeń.

Krzesła w sali konferencyjnej

W sali konferencyjnej nie siedzi się przez 5 minut. Dlatego meble, w które jest wyposażona, powinny być i funkcjonalne, i wygodne. Krzesła muszą być ergonomiczne i utrzymywać prawidłową postawę, by nie obciążały zbyt mocno kręgosłupa. Ważne są również ich walory estetyczne kolor i kształt. Meble konferencyjne nie mogą być ciężkie i masywne. Muszą łatwe do przeniesienia, a przede wszystkim ustawne.

Wybieramy układ sali

Sala konferencyjna powinna być mobilna. Na czym ma polegać jej mobilność? Przede wszystkim na możliwości szybkiej i łatwej zmianie układu krzeseł oraz stołów. Najpopularniejszym układem jest tzw. układ konferencyjny. W środku sali znajduje się duży stół, a dookoła niego są ustawione krzesła. Ustawienie to jest najlepsze do bezpośredniego kontaktu „face to face”. Kolejny jest układ w podkowę. Kształtem jest podobny do litery U. Popularny jest także układ teatralny, w którym krzesła zostały ustawione w rzędy. Ustawienie szkolne zapewnia natomiast podczas szkoleń bezpośredni kontakt trenera z uczestnikami. Układ mebli powinien być dostosowany do rodzaju spotkania  i warto pamiętać, aby nie blokować wyjścia ewakuacyjnego. Nie można też utrudnić przejścia do toalety.