W jaki sposób ułatwić sobie archiwizację dokumentów?
W zasadzie w każdej firmie pojawia się prędzej czy później problem rosnącej liczby dokumentów. Wprawdzie nie są one wykorzystywane na bieżąco, ale należy je z uwagi na wymogi prawne w odpowiedni sposób przechowywać. Okazuje się jednak, że bezpieczne i wygodne magazynowanie dokumentów firmowych nie jest takie łatwe. Dlatego w tym przypadku warto sięgnąć po kartony na dokumenty.
Odpowiednie pomieszczenie
W optymalnej sytuacji przechowywanie dokumentów powinno się odbywać w wyodrębnionym do tego celu pomieszczeniu. Dobrze jest, jeśli ma ono spore rozmiary. Poza tym powinny mieć do niego dostęp jedynie uprawnione osoby. Wówczas ryzyko, że ważne z punktu widzenia firmy informacje wpadną w ręce osób niepowołanych, jest znacznie mniejsze. W magazynie powinny znajdować się regały i półki dopasowane wielkością do kartonowych pudeł, w których przechowywane są dokumenty. W pudłach tego rodzaju dobrze jest przechowywać większe partie dokumentów jednego rodzaju. Warto też poszukać pudeł w odpowiednim rozmiarze – bogatą ofertę ma przykładowo wolsztyńska firma Wok-Kartony.
Właściwa organizacja
Poza tym prawidłowo działające archiwum powinno opierać się również na dokładnym posegregowaniu przechowywanych dokumentów oraz na ich odpowiednim oznaczeniu. Bez tego archiwizowanie w zasadzie nie ma sensu – dlatego też kartonowe pudła, w których znajdują się dokumenty, powinny zawierać informacje takie jak zakres czasowy (lata czy miesiące) oraz rodzaj dokumentów, którego dotyczą (umowy, faktury itd.). Jeśli firma jest duża, to poszczególnie kartony można poświęcić poszczególnym klientom czy dostawcom. Bardzo ważnym elementem jest ponadto alfabetycznie uszeregowanie dokumentów wchodzących w skład archiwum.
Właściwy rodzaj kartonu
Pudła archiwalne sprzedawane są w kilku wariantach rozmiarowych, w zależności od wielkości dokumentów, które mają być w nich przechowywane (A4, A4, A5). Dzięki nim można uzyskać dość sprawny dostęp do dokumentów, a jednocześnie spowolnić proces ich zniszczenia. Pudełka kartonowe chronią bowiem przed kurzem czy zawilgoceniem. Pozwalają też na utrzymanie w archiwum porządku. Bardzo funkcjonalne są pudła z pokrywą czy klapą, które umożliwiają przechowywanie segregatorów czy teczek. Nowoczesne kartony produkowane są na ogół z tektury bezkwasowej. Dlatego też chronią dokumenty przed efektami starzenia się, np. żółknięciem papieru, utlenieniem tuszu czy kruszeniem włókien. Przechowując w nich dokumenty, nie trzeba się więc martwić o ich przypadkowe zniszczenie.
